All aktivitet

I datorn. Du loggar in i Mitt kontor med en kod som kommer till din e-post eller i ett sms. Du behöver inget lösenord. Logga inÖppna Mitt kontor, eller tryck på Mitt kontor uppe till höger på webbplatsen. Skriv din e-postadress eller ditt mobilnummer i Email eller telefonnummer. Använd samma adress eller nummer som står på dig i appen. Tryck på Skicka kod. Till en e-postadress kommer koden i ett mejl med ämnet Din inloggningskod för Mitt kontor - Byggarna. Till ett mobilnummer kommer den i ett sms. Skriv koden i Engångskod och tryck på Logga in. Koden har sex siffror och gäller i tio minuter. Mitt kontor öppnas. Har du skrivit fel adress eller nummer, tryck på Tillbaka och skriv om. Hur länge du är inloggadDu är inloggad i 30 dagar från inloggningen, i den webbläsaren. Sedan loggar Mitt kontor ut dig, och du loggar in igen på samma sätt. Tiden förlängs inte när du använder appen. Utan svenskt mobilnummerLogga in med din e-postadress. Det fungerar alltid, också om du inte har något svenskt mobilnummer. Logga utTryck på ditt namn uppe till höger. Menyn visar Min profil, Mina tider om ditt företag använder tidrapporteringen, och Logga ut. Tryck på Logga ut. Logga ut när du har använt en dator som andra också använder. I telefonenÖppnar du Mitt kontor i en telefon kommer du till mobilappen, som visar hur du installerar den. Vill du hellre använda datorversionen i telefonen, tryck på Visa datorversionen längst ned. Telefonen kommer ihåg valet. Vill du tillbaka till mobilappen, tryck på ditt namn uppe till höger och välj Visa mobilappen. Bra att vetaKoden kommer inte. Titta i skräpposten. Kontrollera sedan att adressen eller numret är det som står på dig i appen. Finns det inte på någon användare skickas ingen kod, men inloggningen säger inte det. Ny användare. Du får inget välkomstmejl när du läggs upp i appen. Fråga den som lade upp dig vilken adress eller vilket nummer som står på dig. Samma inloggning i mobilappen. Du loggar in där med samma e-postadress eller mobilnummer. Nästa kapitel: Hitta i Mitt kontor Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Mitt kontor har ett sidhuvud med genvägar, en meny med alla delar och, på startsidan, en hylla med pärmar. Här är vad som finns var. SidhuvudetÖverst på varje sida finns: Meny, som öppnar hela menyn; länken till webbplatsen, med webbplatsens namn; Registrera tid och Ny utgift, som öppnar formulären direkt, om du får registrera tid och utgifter; Beräkningshjälp, med räknare för till exempel takyta, betong och material; språket, Svenska eller English; ditt namn, med Min profil, Mina tider om ditt företag använder tidrapporteringen, och Logga ut. Under sidhuvudet står var du är, till exempel Hem › Projekt › Altanbygge Lindqvist. Tryck på Hem för att komma tillbaka till startsidan. Längst till höger finns Hjälp & guider, som öppnar guiderna på webbplatsen. Mina pärmarTryck på fliken Mina pärmar vid högerkanten på startsidan. Kontoret öppnas med pärmarna på en hylla. Tryck på pärmen du behöver: Arbeten, Affärer & offerter, Kunder, Personal, Maskiner & verktyg, Dokument eller Tid & rapporter. Pärmens första sida öppnas. Vill du tillbaka till startsidan, tryck på Stäng kontoret. Hyllan stängs också med Esc, eller med ett klick bredvid den. En pärm öppnar den första delen du har behörighet till. En pärm där du inte har behörighet till något visas inte. MenynTryck på Meny uppe till vänster. Menyn har sex grupper: Projekt: Projektlista, Uppgifter, Filer & dokument och Projektöversikt; Personal: Användare, Personalplanering, Avdelningsplanering, Skapa SMS-utskick och Mina moment; Maskiner & verktyg: Maskiner & verktyg, Planering, Lagerplatser, Leveranser och Verkstadsordrar; Ekonomi: Kunder, Offerter, Affärer och Fakturor; Rapportverktyg: rapporterna för tider, utgifter, leverantörsfakturor, projekt och personal, och, om ditt företag använder dem, Arbetsrapporter, Flex/Komp-rapport och Lönerapport; Inställningar: Aktivitetstyper, Produkter, Projekttyper, Projektstatus, Fasta delprojekt, Avdelningar, Mitt företag och Ekonomisystem. Menyn visar bara det ditt företag använder och det du har behörighet till. En grupp utan något du får se visas inte. Bra att vetaIngår inte i nuvarande abonnemang visas som en ruta om du öppnar en sparad länk till en del som inte ingår i ert abonnemang. Sedan kommer du tillbaka till startsidan. Skrivskyddat läge visas för en del som ditt företag har slutat använda men måste spara uppgifterna i, till exempel fakturorna. Där kan du läsa men inte ändra. Guiden Öppna Mitt kontor och hitta rätt pärm visar pärmarna steg för steg. Nästa kapitel: Startsidan Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Startsidan är det första du ser i Mitt kontor. Där skapar du snabbt något nytt, och under Din översikt ser du hur läget är i projekten, tiden, ekonomin och maskinerna. Skapa något nytt direktÖverst står Välkommen och ditt förnamn, och Hur vill du starta nästa arbete?, med upp till fyra kort. Vilka kort du ser beror på vad ditt företag använder och på dina behörigheter. Ny affär kräver behörigheten Projektmodul, och Ny offert kräver Inställningsmodul. Ny uppgift kräver Tidrapporter eller Redigera egna tider, och Nytt projekt kräver Projekt under Skapa & redigera. Ny affär: skriv vad affären gäller och tryck på Enter. Affären skapas, appen visar Affären är skapad!, och affärernas tavla öppnas. Ny uppgift: skriv uppgiften och tryck på Enter. Uppgiften skapas, och listan med uppgifter öppnas. Ny offert: skriv offertnumret och tryck på Enter. Offerten skapas och öppnas. Nytt projekt: skriv projektets namn och tryck på Enter. Projektet skapas med nästa projektnummer och öppnas. Varje kort har också en länk till hela listan, till exempel Visa alla projekt. Din översikt Under Din översikt står widgetar, små rutor med läget just nu. Vilka som finns beror på vad ditt företag använder och på dina behörigheter. Några, till exempel Förfallna fakturor och Arbetsorder, visas bara när det finns något i dem. Bland dem: Projekt: Aktiva projekt, Projektbudget, Projekt över budget och Budget-översikt; Tid: Min tid denna vecka, Tidsöversikt och Teamets tid denna vecka; Ekonomi: Ofakturerat, Fakturastatus, Förfallna fakturor, Offert-pipeline, Min pipeline och Mina öppna affärer; Arbetet: Mina uppgifter, Försenade uppgifter, Egenkontroller, Arbetsorder och Senaste aktivitet; Maskiner: Service-varning, Uttagna maskiner och Maskinbokningar denna vecka; Planering: Planeringshälsa, Försenade moment, Mina moment denna vecka, Kommande milstolpar och Projektaktivitet. Flera widgetar har en länk längst ned, till exempel Visa alla projekt, som öppnar hela listan. Ordna översiktenFlytta en widget: dra den i rubriken till en ny plats i samma grupp. Planeringens widgetar är en egen grupp. Dölj en widget: håll muspekaren över widgeten. Ett kryss syns uppe till höger. Tryck på det. Visa en dold widget igen: öppna Dolda widgets längst ned och tryck på widgeten. Börja om: tryck på Återställ dashboard-layouten längst ned, eller i Dolda widgets om du har dolt något, och sedan på Ja, återställ. Alla widgetar visas då igen, i den ursprungliga ordningen. Ordningen och de dolda widgetarna sparas på ditt konto. Nästa kapitel: Projektlistan och ett nytt projekt Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Projektlistan visar företagets projekt med tid, utgifter och budget. Där skapar du ett nytt projekt och fyller i allt om det: arbetsledare, uppdrag, kund och adress. ProjektlistanTryck på pärmen Arbeten, eller på Meny › Projekt › Projektlista. Listan visar varje projekt med Projektnummer, Projektnamn, Kund, Arbetsledare, Tilldelad användare och Projekttyp, och, om du har behörighet för tidrapporter, siffror för utgifter och tid, till exempel Ej fakt tid och Tot tid. Rulla tabellen åt sidan för att se alla kolumner. Sök i sökfältet, eller tryck på en kolumnrubrik för att sortera. Tryck på ett projekt för att öppna det. Filtrera vid högerkanten öppnar filtren: pågående, avslutade eller alla projekt, projekttyp, arbetsledare och Mina projekt. Rensa alla filter visar allt igen. Exportera till Excel sparar listan som en fil. Skapa ett nytt projektTryck på Skapa nytt projekt uppe till höger. Fyll i Projektnummer och Projektnamn. Båda måste fyllas i. Har ditt företag en nummerserie, är nästa nummer redan ifyllt. Välj Projekttyp och Arbetsledare om du vill. Tryck på Spara. Ett nytt projekt kan också skapas direkt från startsidan, med kortet Nytt projekt. Resten fyller du i på projektets sida. ProjektinformationProjektets första flik, Projektinformation, har tre delar till vänster. Projektuppgifter Projektnummer, Projektnamn, Arbetsledare och Tilldelad användare. Projekttyp och Projektstatus, som ditt företag lägger upp under Inställningar. Pågående/avslutat. Välj Avslutat när projektet är klart. Det försvinner då ur listan med pågående projekt och går inte att registrera tid på i mobilen. Budgetering: Budgeterade timmar och Budgeterade utgifter. Uppdrag Projektstart, Projektslut och Uppdrag, alltså en beskrivning av arbetet. Uppdraget syns också på projektet i mobilen. Beställare & leverans Kund, som väljs ur kundregistret, och Kundens projektnummer. Kontakt & leverans: kontaktperson, telefon, e-post och adressen där arbetet görs. Adressen syns i mobilen med en länk till kartan. Boende & ROT: den som bor där, och personnummer och fastighetsbeteckning för ROT. Fakturauppgifter. Tryck på Spara längst ned i varje del. Bra att vetaGuiden Lägg in en kund och koppla den till ett projekt visar kund och adress steg för steg. Behörighet: det krävs behörighet att ändra projekt för att skapa ett projekt och spara projektinformationen. Utan den kan du läsa den. Projektets övriga flikar, till exempel Arbetsorder, Delmoment och Kalkyl, beskrivs i de följande kapitlen. Vilka flikar som finns beror på vad ditt företag använder. Nästa kapitel: Delmoment, underprojekt och unika produkter Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Delmoment delar upp ett projekt, till exempel i stomme, tak och trappa, så att tid och utgifter hamnar på rätt del. Underprojekt samlar flera projekt under ett större. Unika produkter är material som bara hör till ett projekt. DelmomentÖppna projektet och tryck på fliken Delmoment. Listan visar varje delmoment med Namn, Starttid och Sluttid, och siffrorna Tot utg, Budget utg, Tot tid och Budget tid. Har delmomentet en budget och något registrerat, visar budgetkolumnen hur stor del som är använd, till exempel 16 (119%). Över 100 % betyder att budgeten är överskriden. Listan visar först de pågående delmomenten. Välj Visa avslutade delmoment i listan överst för att se de avslutade. Sök i sökfältet, eller tryck på en kolumnrubrik för att sortera. Skapa ett delmomentTryck på Skapa nytt delmoment. Fyll i Namn. Det måste fyllas i. Fyll i Startdatum, Slutdatum, Budgeterade timmar och Budgeterade utgifter om du vill. Tryck på Spara. Appen visar Delmomentet har sparats! Personalen väljer delmomentet som Arbetsmoment när de registrerar tid i mobilen. I mobilen heter delmomenten Delprojekt och arbetsmoment. Ändra, avsluta eller raderaTryck på ett delmoment i listan. Rutan Redigera delmoment öppnas. Ändra fälten och tryck på Spara. Avsluta delmomentet när den delen är klar: välj Delmomentet är avslutad under Delmomentets status och tryck på Spara. Ett avslutat delmoment går inte att välja när tid registreras i mobilen. Använder ni planeringen, står det där som Klar. Se kapitlet Projektets planering. Radera tar bort delmomentet, efter en fråga. Är det en etapp i planeringen, tas dess delmoment bort samtidigt, och frågan säger hur många. Det går inte om det finns tider eller utgifter registrerade på något av dem. Avsluta det i stället. Det krävs behörighet att ändra projekt. Utan den kan du öppna och läsa ett delmoment, men inte spara, och knappen Skapa nytt delmoment syns inte. Fasta delprojektDelmoment som ni använder på nästan varje jobb lägger ni in en gång under Meny › Inställningar › Fasta delprojekt. De läggs då in på varje nytt projekt, med namnet men utan datum och budget. Det kräver behörigheten Inställningsmodul. UnderprojektEtt stort jobb kan delas i flera projekt, till exempel ett per lägenhet, som alla hör till ett huvudprojekt. Öppna det projekt som ska bli underprojekt. På fliken Projektinformation, under Projektuppgifter, välj huvudprojektet i Projektet är underprojekt till. Listan visar pågående projekt först och avslutade sedan. Tryck på Spara. Fliken Underprojekt på huvudprojektet visar då varje underprojekt och dess Projektnummer, Projektnamn, Arbetsledare, Projekttyp, Kund, Projektstart, Projektslut och Pågående/avslutat. Tryck på en rad för att öppna underprojektet. Underprojekt finns bara om ni använder dem. Då har varje projekt fliken Underprojekt och fältet Projektet är underprojekt till, och ett projekt utan underprojekt visar Inga underprojekt finns för projektet. Unika produkterMaterial som bara hör till det här jobbet, till exempel något som är beställt efter ritning, lägger du in på projektet. Tryck på fliken Unika produkter. Listan visar projektets produkter med ID, Produkt, Pris och Enhet. Tryck på Lägg till ny produkt. Fyll i Produkt, Pris och Enhet. Pris är det kunden betalar. Fyll också i Inpris, det du betalar. Låt Status stå på Aktiv. Tryck på Spara. Appen visar Produkten har skapats! Personalen ser produkten först i mobilens steg Material, märkt Projektets produkt. Den kan också väljas när en utgift registreras i datorn, och i projektets kalkyl under Projektets unika produkter. Tryck på en produkt för att ändra den. Radera tillägg tar bort den, efter en fråga. Vill du bara dölja den, välj Inaktiv under Status. Det krävs behörighet att ändra projekt för att lägga till och ändra projektets produkter. Bra att vetaGuiden Lägg in material som personalen kan välja visar både företagets produkter och projektets, steg för steg. Valbar vid tidsreg. i rutan påverkar inte mobilen. Ett projekts egna produkter går alltid att välja där så länge de är aktiva. Fyll i inpris. Saknas det räknas materialets kostnad som 0 i projektets Utfall. Projektets flikrad är längre än skärmen. De sista flikarna når du med pilen › till höger. Nästa kapitel: Arbetsorder och anteckningar Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. En arbetsorder säger vad som ska göras, var och när, och vem som ska göra det. Personalen ser den i mobilen och kan få en avisering med e-post eller sms. Anteckningar är korta meddelanden till alla på projektet. Arbetsordrarna på projektetÖppna projektet och tryck på fliken Arbetsorder. Listan visar varje arbetsorder med Skapad, Rubrik, Maskin, Arbetsbeskrivning, Delmoment, Start, Slut och Notifierad personal. Under Notifierad personal står varje tilldelad person, med (ej öppnad) eller med tidpunkten när personen öppnade arbetsordern i mobilen. Listan visar först de pågående arbetsordrarna. Fliken Filtrera vid högerkanten öppnar filtren: Visa pågående arbetsorder, Visa avslutade arbetsorder eller Visa alla arbetsorder, och Filtrera på delmoment. Rensa alla filter visar allt igen. Skapa en arbetsorderTryck på Skapa ny arbetsorder. Fyll i Titel och Arbetsbeskrivning. Båda måste fyllas i. Välj Delmoment och Maskin om arbetet hör till ett delmoment eller behöver en maskin. Fyll i Startdatum och Slutdatum. Välj en eller flera personer under Tilldela användare, eller slå på Tilldela alla användare. Välj hur de tilldelade ska få veta det: Notifiera tilldelade via email (0 kr) eller Notifiera tilldelade via sms (1 kr/sms), eller båda. Tryck på Spara. Appen visar Arbetsordern har sparats! Aviseringen skickas när arbetsordern sparas första gången. Lägger du till fler personer senare, får de en avisering när du sparar, se Ändra, avsluta eller radera. Den går till de aktiva användare som har en e-postadress eller ett mobilnummer i sin profil. Den säger att det finns en ny arbetsorder på projektet, med rubriken, och att resten står i appen. Utan e-post eller sms ser personalen arbetsordern ändå i mobilen, under projektets Arbetsordrar. Förifylld registreringTill höger i rutan kan du förbereda tidregistreringen för den som utför arbetet. Fyll i Antal timmar (kan redigeras av användaren), till exempel 8. Välj Aktivitetstyp. Den måste väljas när timmarna är ifyllda. Skriv en Notering (kan redigeras av användaren) om du vill. Använder ditt företag arbetsrapporter, finns också Dagboksanteckning (kan redigeras av användaren). När personalen trycker på Registrera tid på arbetsordern i mobilen är projektet, delmomentet, aktiviteten, timmarna och noteringen redan ifyllda. De kan ändra allt innan de sparar. Ändra, avsluta eller raderaTryck på en arbetsorder i listan. Rutan Redigera arbetsorder öppnas. Ändra fälten och tryck på Spara. Under Tilldela ytterligare användare lägger du till fler personer. Slå på Notifiera tilldelade via email (0 kr) eller Notifiera tilldelade via sms (1 kr/sms), så får de som du lägger till en avisering när du sparar. De som redan var tilldelade får ingen ny. Alla tilldelade ser arbetsordern i mobilen. Avsluta arbetsordern när den är klar: välj Arbetsordern är avslutad under Arbetsorderns status och tryck på Spara. Personalen kan också trycka på Markera som klar i mobilen. Radera tar bort arbetsordern, efter en fråga. Det går inte att ångra. Det krävs behörighet att ändra projekt för att skapa, ändra och radera arbetsordrar. Utan den syns inte knappen Skapa ny arbetsorder, och rutan har ingen Spara. Filer på arbetsordernRitningar och bilder som hör till arbetet lägger du på arbetsordern. Tryck på mappikonen längst till höger på arbetsorderns rad. Den kan ligga delvis under fliken Filtrera. Arbetsorderns sida för filer öppnas. Tryck på Ladda upp filer och välj en eller flera filer. Bilder, PDF, DOC och DOCX går att ladda upp. Skapa mapp gör en mapp, och Ladda ner zip hämtar allt på en gång. Att skapa en mapp kräver behörighet att ändra projekt. Tillbaka till arbetsorder tar dig tillbaka till projektet. Personalen ser filerna som bilagor på arbetsordern i mobilen. Uppladdning kräver ett betalt konto. Anteckningar Tryck på fliken Anteckningar. Listan visar varje anteckning med Datum, Rubrik, Anteckning och Skriven av. Tryck på Ny anteckning för att skriva en. Fyll i Rubrik och Anteckning, till exempel var nyckeln ligger. Båda måste fyllas i. Tryck på Spara. Appen visar Anteckningen är sparad. En anteckning går inte att ändra. Tryck på Radera på raden och bekräfta, och skriv en ny i stället. Alla som ser projektet kan skriva och radera anteckningar, både i datorn och i mobilen. Bra att vetaGuiden Ge en arbetsorder till personalen visar en arbetsorder från början till slut. Sms kostar enligt rutans text, 1 kr per sms. E-post kostar inget. Personalen ser arbetsordrarna under projektets Arbetsordrar i mobilen, med Mina och Alla. Se mobilmanualens kapitel Arbetsordrar. Nästa kapitel: ÄTA och egenkontroller Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. En ÄTA är ett tilläggsarbete som kunden ska godkänna. Kunden får en länk med e-post eller sms och godkänner med ett tryck, utan konto. Egenkontrollerna lägger du ut på projektet, personalen fyller i dem, och du godkänner dem. ÄTA på projektetÖppna projektet och tryck på fliken ÄTA. Listan visar varje ÄTA med Skapad, Skickat till, Rubrik, Arbetsbeskrivning och Godkänd. När kunden har godkänt står datum och tid i grönt under Godkänd. Har kunden avböjt ÄTA:n i kundportalen, står där i stället Avböjd av kunden med datum och tid, i rött. Är fältet tomt har kunden inte svarat än. Exportera till Excel sparar projektets ÄTA:or som en fil. Skapa och skicka en ÄTATryck på Lägg till ny ÄTA. Fyll i Rubrik och Arbetsbeskrivning. Båda måste fyllas i. Skriv priset eller tiden i beskrivningen, så att kunden vet vad den godkänner. Under Skicka email till (valfritt) och Skicka SMS till (valfritt) står projektets e-post och telefon redan ifyllda. Ändra eller töm dem om du vill. Tryck på Spara. Appen visar ÄTA:n har skapats! ÄTA:n skickas direkt när du sparar, till e-postadressen och numret som står ifyllda. Lämnar du båda fälten tomma sparas ÄTA:n utan att något skickas. Så godkänner kundenKunden får e-post med rubriken Ny ÄTA för godkännande, eller ett sms, med en länk. Länken öppnar en sida med projektet, rubriken och arbetsbeskrivningen. Kunden behöver inget konto. Kunden trycker på Godkänn arbete. Godkännandet syns direkt under Godkänd på projektets ÄTA, och projektets arbetsledare får ett mejl om det, om arbetsledaren har en e-postadress. Har projektet kundportal, kan kunden också godkänna ÄTA:n där, eller avböja den med en kommentar. Se kapitlet Kundportalen. Ändra eller raderaTryck på en ÄTA i listan. Rutan Redigera ÄTA öppnas. Ändra och tryck på Spara. En ändring skickas inte till kunden igen. En ÄTA som kunden har godkänt går inte att ändra. Rutan har ingen Spara och säger ÄTA:n är godkänd av kunden och kan inte ändras. Kunden har godkänt just den här texten. Behövs en ändring, skapa en ny ÄTA. Radera tar bort ÄTA:n, efter en fråga. Det krävs behörighet att ändra projekt för att skapa, öppna och radera en ÄTA. Utan den kan du bara se listan. EgenkontrollerFliken Kontroll samlar projektets egenkontroller. Tryck på fliken Kontroll. Listan visar varje kontroll med Skapad, Senast ändrad, Kontrolltyp, Status och Delpr. / arbmoment. Raden ovanför visar hur många som är Utkast, Pågår, Slutförd och Godkänd. Välj en status i listan överst, i stället för Alla statusar, för att bara se de kontrollerna. Lägg ut en egenkontrollTryck på Lägg till ny egenkontroll. Välj mall under Kontrolltyp. Välj delmoment under Delpr. / arbmoment, om kontrollen hör till ett. Skriv ett Eget namn som personalen känner igen, till exempel Kakel och klinker, badrummet. Tryck på Spara. Appen visar Egenkontrollen har skapats!, och kontrollen står som Utkast. Mallarna är Rapport över grundkontroll, Tryck- och täthetskontroll vid rörinstallation, Egenkontroll kakelsättning, Egenkontroll fiber, Riskhantering arbetsmiljö, Fraktsedel och Dagbok. Fyll i och godkännTryck på en kontroll i listan. Rutan Redigera egenkontroll öppnas med mallens fält. Fyll i fälten. Vid varje kontrollpunkt skriver den som har kontrollerat sitt namn under Signatur och dagens datum under Datum. Tryck på Spara. Knapparna längst ned för kontrollen vidare: Starta gör ett utkast till Pågår, och Markera som slutförd gör den till Slutförd. Läs igenom en slutförd kontroll och tryck på Godkänn. En godkänd kontroll är låst. Rutan visar Denna egenkontroll är godkänd och låst för redigering. och vem som godkände den. Bara den personen kan öppna den igen, med Återöppna. Öppna PDF visar kontrollen som PDF, att spara eller skriva ut. Duplicera gör en kopia som utkast, med samma ifyllda värden och namnet Kopia av och originalets namn. Töm signaturerna innan kopian används. Radera tar bort en kontroll som inte är godkänd. Det krävs behörighet att ändra projekt för att lägga ut, starta, slutföra, godkänna, återöppna, duplicera och radera en kontroll. Utan den kan du fylla i och spara en kontroll så länge den är Utkast eller Pågår. Bra att vetaGuiden Lägg ut en egenkontroll och fyll i den i mobilen visar hela vägen, från datorn till mobilen och tillbaka. I mobilen fyller personalen i kontrollen och signerar med Signera. Det som heter Klar i mobilen heter Slutförd i datorn. Tryck- och täthetskontroll vid rörinstallation och Fraktsedel går bara att fylla i på datorn. En ÄTA har inget eget belopp och hamnar inte i kalkylen eller på fakturan av sig själv. Lägg in arbetet där när kunden har godkänt. I ett provkonto skickas ingen ÄTA. Den sparas utan mottagare. Fliken ÄTA och fliken Kontroll finns bara om ditt företag använder dem. Nästa kapitel: Kalkyl och utfall Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. I kalkylen räknar du ut vad projektet ska kosta och vad kunden ska betala, rad för rad. Utfallet jämför sedan kalkylen med det som är registrerat: tid, material, leverantörsfakturor och andra kostnader. KalkylenÖppna projektet och tryck på fliken Kalkyl. Den ligger sist i flikraden, så tryck på pilen › om du inte ser den. Fliken öppnas på Kalkyl. Rutorna överst visar Inpris, Totalt exkl. moms, Moms, Totalt och Att betala. Under dem står kalkylens rader med Beskrivning, Antal, Enhet, Inpris, Utpris, Rab %, Moms, Tot ex moms, TG (%), TB (kr) och Rot. TB (kr) är täckningsbidraget: radens summa utan moms minus antalet gånger inpriset. TG (%) är samma sak i procent. Lägg till raderArbete: skriv i Sök arbete… och välj aktiviteten med ett klick eller med Enter. Raden får en timme och aktivitetens inpris och utpris. Fyll i antalet timmar under Antal. Material: skriv i Sök material… och välj på samma sätt. Listan visar Företagets artiklar och, om projektet har några, Projektets unika produkter. Raden får artikelns enhet och priser. Något som inte finns i registren: tryck på Lägg till ny tomrad och fyll i Beskrivning, Antal, Inpris och Utpris. Sökningen lägger inte till något medan du skriver. En rad läggs till först när du väljer. Ändra och ta bortSkriv direkt i raden. Kalkylen sparas när du lämnar ett fält, och det finns ingen knapp för att spara. Enhet väljs bland tim, st, lpm, kvm, brk och omg, och radens egen enhet om den kom med från offerten. Moms väljs bland 0, 6, 12 och 25 %. Rot är en markering på raden. Den följer med från offerten men ändrar inget belopp i kalkylen. Papperskorgen till vänster tar bort raden, efter frågan Vill du radera denna rad? Att betala visar samma belopp som Totalt. ROT-avdraget räknas inte av i kalkylen. Börja från offertenÄr projektet skapat från en offert, kalkylen tom och du har behörighet att ändra projekt, visar fliken Kalkylen är tom. Projektet har en kopplad offert — vill du importera offertraderna som startpunkt? Tryck på Importera från offert. Svara ja på Vill du importera rader från offerten? Appen visar Offertrader importerade. Saknar raderna inpris, säger appen det. Fyll i Inpris på raderna, annars blir kostnaden 0. Importen skriver aldrig över en kalkyl. Har projektet redan rader, avbryts den. Skapa PDFSkapa PDF öppnar kalkylen som PDF i en ny flik, att spara eller skriva ut. UtfalletTryck på Utfall bredvid Kalkyl. Bandet Kostnadsläge överst sammanfattar läget: grönt, Enligt kalkylen, när kostnaden ligger inom kalkylen; gult, Kostnaden ligger före timmarna, när andelen av kostnaden är mer än tio procentenheter större än andelen gjorda timmar; rött, Över kalkylerad kostnad, när kostnaden har gått förbi den kalkylerade kostnaden. Rutorna under visar Kalkylerad summa, Kostnad hittills, Fakturerat, Kvar att fakturera, Kalkylerad marginal och Timmar, till exempel 28 av 60 h. Tabellen har fyra grupper: Arbete: en rad per aktivitet, med den registrerade tiden. Utgifter: kalkylens material och tomrader, och varje artikel eller maskin som är registrerad på projektet. Leverantörsfakturor. Övriga kostnader: det du själv lägger till här. Utf. antal är det som är registrerat, och Mot budget hur stor del av kalkylens antal det är. Det som inte står i kalkylen visas med brickan Utanför kalkylen och räknas ändå in i kostnaden. Lägg till en kostnadFör en kostnad som inte registreras någon annanstans: Tryck på Lägg till kostnad under tabellen. Fyll i Beskrivning, Belopp och Datum. Alla tre måste fyllas i, och beloppet måste vara större än 0. Tryck på Spara. Papperskorgen på raden tar bort en egen kostnad, efter frågan Vill du radera denna kostnad? Skriv ut/exportera öppnar utfallet som PDF i en ny flik. Så räknas kostnadenTiden kostar aktivitetens inpris under Inställningar › Aktivitetstyper. Ett inpris på 0 gör att tiden saknar kostnad. Frånvaro räknas inte. Material kostar artikelns inpris i registret. Fyll därför i inpris på produkterna. Maskiner kostar maskinens inpris, om ditt företag använder maskinmodulen. Fakturerat är den fakturerade tiden till kalkylens pris för aktiviteten, de fakturerade utgifterna och leverantörsfakturorna. Fakturerad tid på en aktivitet som inte står i kalkylen räknas inte. Bra att vetaGuiden Bygg en kalkyl och följ upp projektet visar kalkylen och utfallet steg för steg. Behörighet: det krävs behörighet att ändra projekt för att ändra kalkylen och lägga till kostnader. Utan den visas varken inpris, TG, TB, Kostnad hittills, Kalkylerad marginal eller Kostnadsläge. Kostnadsläge visas bara när kalkylen har en kostnad, alltså rader med inpris. Maskiner läggs inte in i kalkylen. De syns i utfallet när de är registrerade på projektet. Fliken Kalkyl finns bara om ditt företag använder kalkylen. Nästa kapitel: Projektets planering Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Projektets planering delar jobbet i etapper och delmoment, med datum, ansvarig och planerade timmar. Du ser den som lista, tidslinje eller Gantt, och jämför planen med de timmar som är registrerade. Planeringen på projektetÖppna projektet och tryck på fliken Planering. Välj vy: Lista, Tidslinje eller Gantt. Listan visar varje etapp och dess delmoment med Namn, Ansvarig, Start, Slut, Status, Planerade timmar, Faktiska timmar och Avvikelse, och en stapel för Framsteg. Faktiska timmar är den tid som är registrerad på delmomentet, utan frånvaro. Avvikelse är de faktiska timmarna minus de planerade, och Framsteg hur stor del av de planerade timmarna som är förbrukade. Märket bredvid rubriken sammanfattar läget: På spåret, Avvikelser eller Kritiskt. Det räknas på hur många rader med slutdatum som är försenade och hur mycket timmarna avviker. Har ingen rad ett slutdatum, visas inget märke. Etapper och delmomentEn etapp är en större del av jobbet, till exempel Stomme. Under den ligger delmomenten, till exempel Syll och Reglar. Det finns två nivåer. Tryck på Lägg till etapp. Fyll i Namn. Det måste fyllas i. Fyll i Start och Slut, välj Ansvarig och Status, och fyll i Planerade timmar. Välj en Färg för stapeln om du vill. Det första valet, Statusfärg, färgar stapeln efter status. Tryck på Spara. Appen visar Planeringen har sparats! Tryck på Lägg till delmoment på etappens rad för att lägga ett delmoment under den. Status är Ej startad, Pågår, Blockerad eller Klar. Ett delmoment som har passerat sitt slutdatum utan att vara klart visas som Försenad. En rad med status Klar är avslutad, precis som när du avslutar ett delmoment på fliken Delmoment. Den går inte att välja när tid registreras i mobilen. Redigera öppnar raden igen, och pilarna flyttar den upp eller ner bland raderna på samma nivå. Ta bort tar bort raden efter en fråga. Tar du bort en etapp försvinner också dess delmoment. Det går inte om det finns tid eller utgifter registrerade på dem. Etapperna och delmomenten är samma poster som på fliken Delmoment, där de står i en enda lista. Ett delmoment som du skapar där, eller som kommer från Fasta delprojekt, blir en etapp här. Start, Slut och Planerade timmar är samma som Startdatum, Slutdatum och Budgeterade timmar där. Se kapitlet Delmoment, underprojekt och unika produkter. Tidslinje och Gantt Tidslinje och Gantt visar varje rad med datum som en stapel i kalendern. I Gantt väljer du Vecka, Månad eller Kvartal. En röd linje visar dagens datum. På tidslinjen står Idag vid den. Dra en stapel i sidled för att flytta den. Flytten räknas i hela dagar, och flyttar du en etapp följer dess delmoment med. Stapelns längd ändras i rutan Redigera. AvstämningEn avstämning sparar planens datum och timmar som de ser ut i dag, så att du senare ser hur planen har ändrats. Tryck på Avstämning › Skapa avstämning. Ge den ett namn, eller behåll det föreslagna. Den nya avstämningen visas direkt: tidslinjen och Gantt visar den sparade planen som en grå stapel bakom varje stapel. En äldre avstämning väljer du i samma meny. Ingen avstämning döljer de grå staplarna. Papperskorgen vid en avstämning tar bort den, efter en fråga. Kopiera och exporteraKopiera från projekt hämtar planeringen från ett annat projekt, eller från Fasta delmoment, alltså företagets fasta delprojekt. Kopieringen lägger till rader och ändrar inget som redan finns. De fasta delprojekten finns redan på ett nytt projekt, så kopierar du dem igen får du dem två gånger. Datum, status och ansvarig följer med som de är, så flytta datumen och ändra statusen efteråt. Bekräfta med Kopiera. Har projektet ingen planering än, finns också länken Eller kopiera planering från ett annat projekt. Exportera sparar planeringen som PDF (lista), Excel (lista) eller PDF (Gantt). ProjektöversiktUnder Meny › Projekt › Projektöversikt ser du alla projekt på en gång. Översikten visar varje projekt som har minst en etapp eller ett delmoment, också utan datum och timmar. Har ni fasta delprojekt, står alltså varje nytt projekt här. Den visar Projektnr, Projektledare, Start, Slut, Status, Framsteg, Planerade timmar, Faktiska timmar och Avvikelse. Projektledare är projektets arbetsledare, och Faktiska timmar är all tid som är registrerad på projektet, utan frånvaro. Välj Lista eller Tidslinje, filtrera på status och projektledare, och kryssa i Visa avslutade för att se avslutade projekt. Tryck på ett projekt för att öppna dess planering. Drar du ett projekts stapel på tidslinjen flyttas hela projektets planering, utan fråga. Bra att vetaBehörighet: fliken och översikterna kräver behörighet till projekt eller planering. För att ändra krävs behörighet att ändra projekt eller planering. Utan den kan du bara läsa. Ingen avisering skickas när du planerar. Personalens egen planering, den som syns i mobilen, lägger du i Personalplanering. Se kapitlet Personalplanering. Fliken Planering finns bara om ditt företag använder planeringen. Nästa kapitel: Uppgifter Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Uppgifter är det som ska göras och inte är en arbetsorder: ett samtal, en beställning eller en påminnelse. Du ser dem som en lista eller som en tavla, för ett projekt eller för hela företaget. Alla uppgifterTryck på Meny › Projekt › Uppgifter. Listan visar varje uppgift med Rubrik, Status, Prioritet, Projekt / Delmoment, Tilldelad och Deadline. Listan visar först de öppna uppgifterna, alltså Att göra och Pågår. Slå på Visa alla för att också se de klara och avbrutna. Knapparna Mina, Otilldelade och Försenade visar bara dina uppgifter, de som ingen har fått, eller de som har passerat sin deadline. Filtrera vid högerkanten filtrerar på status, prioritet, projekt och vem som har uppgiften. Skapa en uppgiftTryck på Ny uppgift. Fyll i Rubrik. Den måste fyllas i. Skriv en Beskrivning om du vill, och välj Status och Prioritet: Låg, Medel eller Hög. Välj Projekt och Delmoment om uppgiften hör till ett projekt. Delmomentet kan bara väljas när projektet är valt. Välj vem som ska ha uppgiften under Tilldelad, och en Deadline. Tryck på Spara. Appen visar Uppgiften har skapats! Den som får uppgiften får ingen avisering. Uppgiften syns i listan och, om personen har den på startsidan, i widgeten Mina uppgifter. TavlanTryck på Kanbanvy. Tavlan har fyra kolumner: Att göra, Pågår, Klar och Avbruten. Dra ett kort till en annan kolumn för att byta status. Listvy tar dig tillbaka till listan. Ändra, klarmarkera och raderaÄndra: tryck på uppgiften. Rutan Redigera uppgift öppnas. Ändra och tryck på Spara. Klar: dra kortet till Klar på tavlan, eller välj Klar under Status. Radera: tryck på papperskorgen under Åtgärder i listan över alla uppgifter, och svara ja på Vill du verkligen radera uppgiften? Det går inte att ångra. Uppgifterna på ett projektProjektets flik Uppgifter visar bara projektets uppgifter, med underflikarna Listvy och Kanbanvy. En ny uppgift hör då redan till projektet. Listan har kolumnen Delmoment och visar alla statusar, utan Visa alla och Filtrera. Radera gör du i listan över alla uppgifter. Bra att vetaSnabbt från startsidan: skriv i kortet Ny uppgift och tryck på Enter. Uppgiften skapas med bara rubriken, och listan öppnas. Fyll i resten där. Alla som får se projekt ser alla företagets uppgifter och kan ändra och radera dem. Mina är bara ett filter. Uppgifterna finns inte i mobilappen. Uppgifter finns bara om ditt företag använder dem. Nästa kapitel: Kundportalen Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. I kundportalen ser kunden sitt projekt, hämtar det du delar och godkänner ÄTA:or och dokument. Kunden loggar in med en länk, utan lösenord. På projektets flik Kundportal bjuder du in kunden och ser vad kunden har gjort. Bjud in kundenProjektet måste ha en kund under Beställare & leverans. Se kapitlet Projektlistan och ett nytt projekt. Öppna projektet och tryck på fliken Kundportal. Under Bjud in kund fyller du i Förnamn, Efternamn, Email och Telefon. E-post och telefon står redan ifyllda från projektet. Minst en av dem måste fyllas i. Tryck på Skicka inbjudan. Appen visar Inbjudan skickad. Inbjudan skickas direkt, med e-post om e-postadressen är ifylld och med sms om telefonnumret är ifyllt. Den har en länk som kunden loggar in med. Länken gäller i 30 minuter. Samma person kan få högst fem länkar i timmen. Fler skickas inte, och appen säger Inget skickades: gränsen på 5 länkar per timme är nådd. Försök igen senare. Vill fler personer hos kunden komma in, bjuder du in var och en. Inbjudna kunderTabellen Inbjudna kunder visar varje inbjuden person med Namn, Email, Telefon, Senaste login och Aktiva sessioner. Under Åtgärder: Skicka ny inloggningslänk skickar en ny länk, till exempel om den första hann gå ut. Gränsen på fem länkar i timmen gäller också här, och appen säger till när den är nådd. Logga ut alla enheter loggar ut kunden överallt. Revokera access tar bort kundens tillgång till projektet direkt, efter frågan Revokera åtkomst? Dela filer med kundenKunden ser bara det du delar. Delningen gör du i projektets Filer & dokument: Tryck på ikonen Dela mapp med kund vid en mapp, eller Dela fil med kund vid en fil. Ska kunden godkänna en fil, till exempel en ritning, tryck också på Kräv kundgodkännande för fil. På fliken Kundportal står det delade under Delade mappar och Delade filer. Ta bort delning slutar dela. Vid en delad fil kryssar du i eller ur Kräver godkännande. Hantera delning i filhanteraren tar dig till projektets filer. Filer från kundenMed Tillåt kund att ladda upp filer påslaget kan kunden ladda upp bilder och dokument. De står under Uppladdning från kund, och Öppna i dokument visar filen i projektets Filer & dokument. Stänger du av det, kan kunden inte ladda upp något nytt. Kundens godkännandenVäntande godkännanden visar det kunden inte har svarat på än, och Senaste godkännanden det kunden har svarat på, med Kundens kommentar. Status är Väntar, Godkänd eller Avböjd. Senaste aktivitet visar vad kunden och ni har gjort, till exempel Inbjudan skickad, Inloggning, Visat dokument, ÄTA godkänd och ÄTA avböjd. När kunden godkänner eller avböjer en ÄTA eller en fil, eller laddar upp en fil, får projektets arbetsledare ett mejl, om arbetsledaren har en e-postadress. Har kunden skrivit en kommentar står den i mejlet. Så ser kunden portalenKunden öppnar länken och trycker på Fortsätt. Håll mig inloggad i 14 dagar på den här enheten är förvalt, så kunden slipper logga in varje gång. Första gången godkänner kunden att ni behandlar uppgifterna, med Jag godkänner. Kunden väljer projektet under Projekt. Projektet har flikarna Översikt, Dokument, ÄTA och Mina filer. Översikt visar projektet och arbetsledaren med namn, e-post och telefon. Dokument visar det du har delat. Kunden laddar ner filerna och godkänner eller avböjer de filer som kräver det, med Godkänn eller Avböj. Rutan som öppnas, till exempel Avböj dokument?, har plats för en kommentar om kunden vill. ÄTA visar projektets alla ÄTA:or. Kunden godkänner eller avböjer dem på samma sätt, i rutan Godkänn ÄTA? eller Avböj ÄTA?. Mina filer är där kunden laddar upp filer, om du tillåter det. Kunden kan också be om en ny länk själv, på portalens inloggningssida med Skicka inloggningslänk. Bra att vetaOfferter, fakturor och egenkontroller visas inte i kundportalen. I ett provkonto skickas inget mejl om en godkänd eller avböjd ÄTA. Alla ÄTA:or på projektet syns för kunden i portalen. Se kapitlet ÄTA och egenkontroller. Fliken Kundportal finns bara om ditt företag använder kundportalen och du har behörigheten Kundportal. Nästa kapitel: Affärer Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Under Affärer håller du reda på förfrågningar och möjliga jobb, från första samtalet tills affären är vunnen eller förlorad. Affärerna står på en tavla med en kolumn för varje steg. Du kopplar offerterna till dem, och en affär blir vunnen av sig själv när kunden har accepterat offerten. TavlanTryck på Meny och välj Affärer under Ekonomi. I Mitt kontor är det pärmen Affärer & offerter. Sidan öppnas som en tavla, Affärer - Kanban. Kolumnerna är stegen Inkommen, Att besöka/kontakta, Att räkna på, Offert skickad och Förhandling. Kryssa i Visa avslutade affärer för att också se Vunnen och Förlorad. Överst i varje kolumn står antalet affärer och summan av deras värden. Kortet visar affärens titel, kunden, värdet, början av beskrivningen om den är ifylld, och säljarens initialer. Har en öppen affär stått i samma kolumn i mer än en vecka, blir kortet gult och får märket 8-14 d. Efter två veckor blir det rött, med >14 d. Tiden räknas från den senaste flytten. Öppna affären: tryck på kortet, eller markera det med Tab och tryck på Enter. Affärens sida öppnas, och där ändrar du affären. Klockan uppe till höger på kortet öppnar Snooza affär. Sök... söker i affärernas titel, beskrivning, kund, säljare och värde. Mina visar affärerna där du är säljare, Snoozade de som är snoozade och Försenade de öppna som har stått i samma kolumn i mer än två veckor. Tryck på knappen igen för att visa alla. Listvy visar affärerna som en lista. Kanbanvy leder tillbaka till tavlan. ListanListan visar Titel, Kund, Status, Värde, Säljare, Snoozad till och Åldersindikator. Tryck på en rad för att öppna affären. Under Åtgärder står pennan, som öppnar Redigera affär, klockan för snooze och papperskorgen. Sortera: tryck på en kolumns rubrik. Tryck igen för att vända ordningen. Status sorteras i tavlans ordning, från Inkommen till Förlorad. Under Snoozad till hamnar affärer som inte är snoozade sist, och under Åldersindikator hamnar avslutade affärer sist. När du vänder ordningen hamnar de först. Från början visar listan bara de öppna affärerna. Under Filtrera väljer du Status, med en ruta för varje steg och knapparna Öppna och Alla, och Säljare och Kund. Rensa alla filter tar bort urvalet. Lägg in en ny affärTryck på Ny affär. Rutan Ny affär öppnas. Skriv en Titel, till exempel Takbyte Ekholm, högst 255 tecken. Det är det enda fält som måste fyllas i, och en titel med bara mellanslag räknas som tom. Välj gärna Kund och Säljare, och skriv Värde i kronor och en Beskrivning. Under Mer finns Sannolikhet, i procent. Status är Inkommen från början. Välj ett annat steg om affären redan har kommit längre. Väljer du Förlorad, öppnas rutan Markera som förlorad när du trycker på Spara, som när du drar kortet. Trycker du på Avbryt där, sparas ingenting, och rutan Ny affär står kvar med det du har fyllt i. Se Flytta en affär. Tryck på Spara. Appen visar Affären har skapats!, och affären står på tavlan. En affär som är Vunnen eller Förlorad syns där när Visa avslutade affärer är ikryssad. Värde kan vara mellan 0 och 99 999 999,99 kr, och Sannolikhet ett heltal mellan 0 och 100. Är något fel, står det under fältet när du trycker på Spara, till exempel Värdet måste vara mellan 0 och 99 999 999,99 kr., och inget sparas. Står felet i Sannolikhet, fälls Mer ut så att du ser det. Kunden väljs i kundregistret. Finns den inte där än, lägger du in den först. Se kapitlet Kundregistret. På startsidan kan du också skriva en titel i kortet Ny affär och trycka på Enter. Då skapas affären med bara titeln, appen visar Affären är skapad!, och tavlan öppnas. Se kapitlet Startsidan. Flytta en affärDra kortet till nästa kolumn. Steget sparas direkt, och tiden på kortet börjar om. Vunnen: appen visar Affär vunnen!. Förlorad: rutan Markera som förlorad öppnas. Välj en Anledning: Pris, Tidplan, Valde konkurrent, Ej återkoppling, Projektet uteblev eller Annan. Skriv gärna en Kommentar (valfri) och tryck på Bekräfta. Trycker du på Avbryt, går kortet tillbaka. Anledningen står sedan på kortet. Kolumnerna Vunnen och Förlorad syns bara när Visa avslutade affärer är ikryssad. Du kan också byta steg under Status i rutan Redigera affär. Väljer du Förlorad där och trycker på Spara, öppnas samma ruta Markera som förlorad. Trycker du på Avbryt i den, sparas ingenting, och rutan Redigera affär står kvar med det du har fyllt i. En flytt går att ångra: dra tillbaka kortet. Anledningen till en förlorad affär försvinner då. Affärens sidaTryck på affärens kort på tavlan, eller på raden i listan. Överst står Kund, Status, Värde, Säljare och Sannolikhet, i procent. Kundens namn leder till kundens sida. Redigera affär öppnar samma ruta som Ny affär. Snooze: ska affären vänta, till exempel tills kunden har kommit hem från semestern, trycker du på Snooza affär. Välj Imorgon, 3 dagar, 1 vecka eller Eget datum, skriv gärna en Snooze-kommentar och tryck på Spara. Eget datum föreslår i morgon, och ett tidigare datum går inte att välja. Kortet står kvar på tavlan, med Snoozad till och datumet, och räknas inte som försenat. När snoozen tar slut, räknas tiden på kortet fortfarande från den senaste flytten, så kortet kan bli rött direkt. En snoozad affär har knappen Ta bort snooze i stället för Snooza affär. Den tar bort snoozen direkt, och appen visar Snoozen är borttagen.. På tavlan och i listan tar du bort snoozen med klockan och Ta bort snooze i rutan. Offerter visar offerterna som hör till affären. Tryck på en offert för att öppna den. Tryck på Skapa offert. Offertlistan öppnas med rutan Ny offert. Har affären en kund, är den redan vald och går inte att byta. Fyll i offerten och tryck på Spara. Offerten kopplas till affären och öppnas. Bara kunden följer med från affären, inte titeln, värdet eller beskrivningen. Se kapitlet Offerter med ROT och RUT. Aktiviteter visar uppgifterna som hör till affären, i kolumnerna Att göra, Pågår, Klar och Avbruten. Skapa uppgift öppnar en ny uppgift som redan är kopplad till affären, till exempel Ring kunden om offerten. Se kapitlet Uppgifter. När affären blir vunnen av sig självHar affären en offert, blir den Vunnen när du markerar offerten som accepterad, eller när du skapar ett projekt från offerten. Det gäller från varje steg på tavlan. Inget annat flyttar affären av sig självt. En skickad offert flyttar den inte till Offert skickad, och en inaktiv offert gör den inte förlorad. Projektet kopplas inte till affären. Ta bort en affärI listan trycker du på papperskorgen, och på affärens sida på Ta bort affär. Appen frågar Vill du verkligen radera affären?, med affärens titel och texten Kopplade offerter och uppgifter raderas inte. De kopplas bara loss från affären. Ett formulärsvar som skapade affären raderas med den. Tryck på Radera. Det går inte att ångra. Kolumnernas namnEn företagsadministratör kan byta namn på de fem öppna kolumnerna, så att de passar ert sätt att arbeta. Tryck på kolumnens rubrik, skriv det nya namnet, högst 30 tecken, och tryck på Enter. Återställ till standard tar tillbaka det ursprungliga namnet. Det nya namnet syns överallt där steget står, också i listan och på affärens sida. I mobilenMobilen har inga affärer. Affärerna sköts i datorn. Bra att vetaBehörighet: affärerna kräver Projektmodul under Modulåtkomst, och att ditt företag använder affärerna. Den som ser affärerna kan lägga in, ändra och ta bort dem. Att byta namn på kolumnerna kräver att du är företagsadministratör. Se kapitlet Användare och behörigheter. Inget skickas. Affärerna skickar inga mejl eller sms, varken till kunden eller till säljaren. Sannolikhet visas bara på affärens sida, inte på tavlan eller i listan. Formulär: företagsadministratörer ser knappen Formulär på tavlan och i listan, om ditt företag har förfrågningsformulär för sin hemsida. En affär som har kommit in via ett formulär får märket Formulär. Formulären beskrivs inte i manualen än. Startsidan kan visa rutorna Min pipeline och Mina öppna affärer. Se kapitlet Startsidan. Nästa kapitel: Offerter med ROT och RUT Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. En offert har ett nummer, en kund och rader med det du erbjuder. Markerar du raderna med arbete och lägger in kunden som person för husarbete, räknar appen fram ROT- eller RUT-avdraget och vad kunden ska betala. Sedan tar du fram en PDF, och när kunden har tackat ja gör du offerten till ett projekt eller en faktura. OffertlistanTryck på Meny och välj Offerter under Ekonomi. I Mitt kontor finns offerterna i pärmen Affärer & offerter. Listan visar Offertnummer, Kund, Märkning, Offertdatum, Giltig till och Status. Tryck på en rad för att öppna offerten. Sök... söker i offerterna. Sortera: tryck på en kolumns rubrik. Kanbanvy visar offerterna på en tavla med kolumnerna Utkast, Skickad, Accepterad och Inaktiv. Drar du ett kort till en annan kolumn, byts offertens status direkt, utan fråga. Listvy leder tillbaka till listan. Lägg in en ny offertTryck på Ny offert. Rutan Ny offert öppnas. Skriv ett Offertnummer. Det måste fyllas i, och det får inte finnas på en annan offert. Appen numrerar inte offerterna själv, så bestäm en serie, till exempel 2026-001, 2026-002. Välj Kund och skriv en Märkning, till exempel Badrumsrenovering Lindqvist. Märkningen blir projektets namn om offerten blir ett projekt. Offertdatum är dagens datum och Giltig till 30 dagar senare. Ändra dem om du vill. Tryck på Spara. Appen visar Offerten har skapats!, och offerten öppnas på fliken Offertinformation. Offerten börjar som Utkast, med en tom rad. På startsidan kan du också skriva ett offertnummer i kortet Ny offert och trycka på Enter. Då skapas offerten utan kund. Se kapitlet Startsidan. OffertinformationPå fliken Offertinformation står Offertnummer, Kund, Offertdatum, Giltig till och Märkning. När du har valt kunden visas också: Fakturaadress, med kundens adress ur kundregistret; Övrigt, med kundens telefon och person- eller organisationsnummer; Importera kontakt från kund: välj en av kundens kontaktpersoner och tryck på Importera. Då fylls Kontaktperson, Telefon kontaktperson och Email kontaktperson i. Du kan också skriva i dem själv. Under Fritext skriver du det som ska stå med på PDF:en, till exempel betalningsvillkor. Anteckning är för er själva och kommer inte med på PDF:en. Tryck på Spara när du har ändrat något. Appen visar Offerten har sparats!. Raderna och personerna för husarbete sparas för sig, som beskrivs nedan. Med Importera leveransadress (PDF) byter du kundens adress på PDF:en mot en av kundens leveransadresser. Valet sparas inte med offerten, men det står kvar när du sparar offerten eller byter status. Det försvinner när du byter kund, lämnar offerten eller laddar om sidan, och med Rensa tar du bort det själv. Då får nästa PDF kundens adress igen. Spara offerten först. Välj sedan adressen, tryck på Använd i PDF och tryck på Skapa PDF på fliken Offertrader. Se kapitlet Kundregistret. OffertraderGå till fliken Offertrader. Tryck på Ny rad. Raden hamnar sist. Skriv Beskrivning, Antal och Pris, alltså priset per enhet utan moms. Välj Enhet: st, tim, lpm, kvm, brk eller omg. Moms är 25 % från början, och kan vara 12 %, 6 % eller 0. Skriv en rabatt i procent under Rab %, om kunden ska ha en. Kryssa i rutan under ROT/RUT på raderna med arbete som ger ROT- eller RUT-avdrag. Material ger inget avdrag. Raderna sparas medan du skriver. Det finns ingen knapp för att spara dem. Tot ex moms räknas ut för varje rad. Flytta en rad: tryck på pilarna under Åtgärder. Ta bort en rad: tryck på den röda papperskorgen. Raden försvinner direkt, utan fråga. En rubrik: en rad med pris 0 visar bara beskrivningen på PDF:en. Använd den för att dela upp offerten, till exempel Rivning och Plattsättning. Under raderna står Totalt exkl. moms:, Moms:, Totalt:, Underlag skattereduktion:, Avgår skattereduktion: och Att betala:. ROT- och RUT-avdragetNär minst en rad har krysset under ROT/RUT, visas Husarbete / ROT-RUT personer under raderna. Där lägger du in den eller de personer som ska få avdraget. Skriv kundens Personnummer, med tolv eller tio siffror och bindestreck, och Namn. Appen kontrollerar också att datumet i personnumret finns. Annars står Ange ett giltigt personnummer i formatet ÅÅÅÅMMDD-NNNN eller ÅÅMMDD-NNNN (ÅÅMMDD+NNNN för den som fyller 100 år eller mer i år). under fältet. Välj Typ: ROT eller RUT. Alla personer på samma offert måste ha samma typ. Lämna Avdragsbelopp tomt, så räknar appen fram ett förslag. Skriv gärna Fastighetsbeteckning, till exempel Västerås Gläntan 1:14. Tryck på Lägg till person. Appen visar Person tillagd. Personen står i tabellen under formuläret, och ett föreslaget belopp har märket förslag. Med pennan ändrar du personen, och med papperskorgen tar du bort den. Förslaget är 30 % av underlaget för ROT och 50 % för RUT. Underlaget är de kryssade raderna inklusive moms, efter rabatten. Delar två personer på avdraget, till exempel ett par som äger huset tillsammans, delas förslaget lika. Har en person ett eget belopp, dras det av först, och det som är kvar delas lika mellan de andra. Förslaget avrundas nedåt till hela kronor och räknas om när du ändrar raderna eller personerna. Årstaket: ROT är högst 50 000 kr per person och år, och ROT och RUT tillsammans högst 75 000 kr. Förslaget tar hänsyn till det avdrag personen redan har fått på låsta fakturor i appen i år. Har personen fått avdrag hos någon annan, vet appen inget om det. Fråga kunden. Ett eget belopp: skriv det under Avdragsbelopp, i hela kronor. Töm fältet för att gå tillbaka till förslaget. Ett eget belopp som gör Att betala negativt sparas inte. Appen svarar Avdraget är större än beloppet att betala. Sänk avdraget så att Att betala inte blir negativt. Appen varnar om avdraget är större än 30 eller 50 % av underlaget, och om årstaket överskrids. De varningarna stoppar inget, men kontrollera beloppet innan du skickar offerten. Blir Att betala negativt senare, när du ändrar raderna, varnar appen, och offerten kan inte bli en faktura förrän du har sänkt avdraget. Står det Det finns ROT/RUT-rader men ingen person: inget avdrag ges., har du kryssat i rader men inte lagt in någon person. Tar du bort alla kryss när en person har ett eget belopp, dras beloppet ändå från Att betala. Personerna står då kvar under raderna, med Avdraget räknas fortfarande för personerna nedan. Ta bort beloppen om offerten inte ska ha avdrag. PDF:enTryck på Skapa PDF på fliken Offertrader. Appen visar PDF:en är klar, och filen hämtas till datorn, till exempel offert_2026-001.pdf. Skicka den till kunden själv. PDF:en visar ert företag och er logga, offertnumret, datumen, Märkning, kunden med adress, raderna och summorna. Kontaktpersonen står som Er referens, och du som skapar PDF:en som Vår referens. Med avdrag står också Underlag skattereduktion: och Avgår skattereduktion:. Långa radtexter: på PDF:en kortas en beskrivning efter 47 tecken. Dela upp en lång text på flera rader. Villkoren: har offerten avdrag, står en fast text om skattereduktionen längst ned: att priset förutsätter att arbetet ger avdrag, och att kunden får betala det som Skatteverket inte godkänner. Skriver du något under Fritext, står din text där i stället. Ta då med villkoret om avdraget i din egen text. Personnumren och namnen för husarbetet står inte på offertens PDF. PDF:en byggs av det som är sparat. Tryck på Spara innan du skapar den, om du har ändrat på fliken Offertinformation. Har du just ändrat en rad, vänta ett ögonblick innan du trycker på Skapa PDF. Skicka och accepteraOfferten har fyra statusar: Utkast, Skickad, Accepterad och Inaktiv. Knapparna överst på fliken Offertinformation byter status: Markera som skickad, på ett utkast, när du har skickat PDF:en till kunden. Appen skickar ingenting. Markera som accepterad, på en skickad offert, när kunden har tackat ja. Markera som inaktiv, på ett utkast eller en skickad offert, när kunden har tackat nej eller offerten har gått ut. Appen visar Status uppdaterad!. Statusen låser ingenting: raderna och fälten går att ändra i alla statusar. En accepterad eller inaktiv offert byter du status på genom att dra kortet i Kanbanvy. Hör offerten till en affär, blir affären Vunnen när offerten blir accepterad, eller när du skapar ett projekt från den. Se kapitlet Affärer. Gör offerten till ett projektNär offerten är Accepterad finns knappen Skapa projekt från offert. Välj kunden på offerten först. Annars får projektet ingen kund, och du får välja den under Beställare & leverans. Tryck på Skapa projekt från offert. Appen frågar Skapa projekt?. Tryck på Skapa projekt. Appen visar Projekt skapat! och öppnar projektet. Projektet får offertens kund, kontaktperson, telefon och e-post. Namnet blir offertens Märkning. Projektnumret är nästa i er serie. Adressen där jobbet görs fyller du i själv under Beställare & leverans. Se kapitlet Projektlistan och ett nytt projekt. Raderna blir inte kalkyl av sig själva. Öppna projektets flik Kalkyl och tryck på Importera från offert. Se kapitlet Kalkyl och utfall. Personerna för husarbete följer inte med till projektet. En offert ger ett projekt. När projektet finns, står Öppna projekt i stället för Skapa projekt från offert, och knappen leder till projektet. Har någon annan just skapat projektet, svarar appen Projektet är redan skapat från offerten. och öppnar det. Projektet har knappen Visa offert, som leder tillbaka hit. Gör offerten till en fakturaNär offerten är Accepterad finns också Skapa faktura från offert. Appen frågar Skapa faktura?. Tryck på Skapa faktura. Ett fakturautkast skapas med offertens rader och personer för husarbete. Kundens namn står som fakturamottagare, ditt namn under Vår referens och offertens kontaktperson under Er referens. Märkning blir Offert med offertens nummer och märkning, till exempel Offert 1004 - Badrumsrenovering Lindqvist. Har du redan skapat ett projekt från offerten, får fakturan det projektet. Adressen, postnumret och staden hämtas från kunden i kundregistret. Se kapitlet Fakturor och kundreskontra. Finns inget projekt från offerten, har fakturan inget projekt, och då går det inte att hämta in tid eller material på den. Ska du fakturera det som har registrerats på jobbet, skapar du projektet från offerten först, eller fakturan från projektet. Ta bort en offertTryck på Radera offert på fliken Offertinformation. Appen frågar Vill du verkligen radera offerten? Denna åtgärd kan inte ångras. Tryck på Radera. Offerten och dess rader raderas. Ett projekt eller en faktura som har skapats från offerten finns kvar. Det finns ingen knapp för att kopiera en offert. I mobilenMobilen har inga offerter. De sköts i datorn. Bra att vetaBehörighet: offerterna kräver Projektmodul under Modulåtkomst, och att ditt företag använder offerterna. Skapa projekt från offert kräver Projekt under Skapa & redigera. En faktura från offerten kräver Fakturor eller Inställningsmodul, och att ditt företag fakturerar i appen. Utan behörigheten syns inte knappen. Se kapitlet Användare och behörigheter. Kolumnen med krysset heter ROT/RUT. När du har lagt in personerna, står deras Typ där i stället, ROT eller RUT. Det är personernas typ som avgör avdraget. Inget skickas från offerten, varken mejl eller sms. Kunden kan inte godkänna offerten i kundportalen. Ett offertnummer som redan finns ger Offertnumret används redan. Ange ett annat offertnummer., både när du skapar offerten under Ny offert i listan och när du byter nummer på fliken Offertinformation. Nästa kapitel: Fakturor och kundreskontra Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Fakturan skapar du från projektet. Där hämtar du in tiden och materialet som inte är fakturerat, lägger till ROT- eller RUT-avdraget och låser fakturan, så att den får sitt nummer. Inbetalningarna registrerar du på fakturan, och i kundreskontran ser du vad kunderna har kvar att betala. FakturalistanTryck på Meny och välj Fakturor under Ekonomi. I Mitt kontor finns fakturorna i pärmen Affärer & offerter. Listan visar Fakturanr, Kund, Projekt, Datum, Förfallodatum, Totalt och Status. Totalt är det kunden ska betala, efter ROT- eller RUT-avdraget. Ett utkast har inget nummer än. Statusarna är Utkast, Skickad, Delbetald, Slutbetald och Krediterad. Sök... söker i listan. Filtrera: välj status, projekt, kund eller Datum från och Datum till, som gäller fakturadatum. Öppna en faktura: tryck på raden. Skapa en fakturaTryck på Ny faktura. Rutan Skapa ny faktura öppnas. Välj projektet under Projekt. Bara pågående projekt står i listan. Kunden hämtas från projektet. Tryck på Spara. Fakturan öppnas som ett utkast. Rubriken säger Faktura: Utkast, och den får sitt nummer först när du låser den. FakturainformationPå fliken Fakturainformation är Datum dagens datum, Förfallodatum 30 dagar senare och Betalningsvillkor 30. Skriv bara antalet dagar i Betalningsvillkor. Ändrar du Datum eller Betalningsvillkor, räknas Förfallodatum om till datumet plus villkorets dagar. Förfallodatumet kan du också ändra för hand. Mottagaren hämtas från kundregistret när fakturan skapas: kundens namn under Fakturamottagare, och Adress, Postnummer och Stad i kortet Mottagare. Ändra dem om fakturan ska till någon annan. En senare ändring i kundregistret ändrar inte fakturan. Har projektet ingen kund, är fälten tomma, och då skriver du dem själv. Fakturamottagare kan du lämna tom, då skrivs kundens namn ut. Se kapitlet Kundregistret. Så hamnar fälten på fakturans PDF: Vår referens är ert eget namn, till exempel den som har hand om jobbet. Skriv namnet, eller välj en av företagets användare i listan som visas när du klickar i fältet. Er referens är kundens referens. Märkning, i kortet med samma namn, står överst, till exempel Badrumsrenovering, Gläntvägen 14. Telefon, Email och Anteckning står inte på PDF:en. Anteckning är för er själva och följer inte heller med till ekonomisystemet. Vår referens och Er referens tar högst 50 tecken. Tryck på Spara längst ned. Appen visar Fakturan har sparats!. RaderGå till fliken Rader. Där hämtar du in det som är registrerat på projektet, och lägger till egna rader. Hämta in tiden: Tryck på Importera tider. Datum från är den första dagen i månaden och Datum till dagens datum. Ändra dem så att de täcker det du ska fakturera. Välj Importläge. Separata rader, förvalet, ger en rad för varje registrering, med aktivitet, namn och datum. Klumpa per aktivitetstyp ger en rad per aktivitet, till exempel Rivning med 12 tim. Förhandsvisning visar exakt det som hämtas in, med beloppen i det importläge du har valt. Tryck på Importera tider i rutan. Appen visar Import slutförd och hur många rader som skapades. Materialet hämtar du på samma sätt med Importera utgifter, och leverantörsfakturor på projektet med Importera leverantörsfakturor. Med Klumpa per aktivitetstyp blir alla utgifter en enda rad, Utgifter, och alla leverantörsfakturor en rad, Leverantörsfakturor. Välj Separata rader om kunden ska se varje sak. Priserna: Tiden får aktivitetstypens Utpris, under Inställningar › Aktivitetstyper. Utgifterna och leverantörsfakturorna får det pris som står på dem. Alla importerade rader får 25 % moms och inget ROT-kryss. En egen rad: tryck på Ny rad under tabellen och skriv Beskrivning, Antal, Enhet, A-pris, Rab % och Moms %. Beskrivningen måste fyllas i. Du ändrar en rad genom att trycka på den. Ändringen sparas när du lämnar raden eller trycker på Enter. Ta bort en rad: tryck på den röda papperskorgen och svara Radera på Radera fakturarad?. Kom raden från en import, kan tiden eller materialet hämtas in igen, till exempel på nästa faktura. Samma tid och material kommer bara med en gång. Det som redan ligger på ett utkast, också det du står i, visas inte i förhandsvisningen och hämtas inte in igen. Du kan därför hämta in en period som delvis täcker en tidigare import. Saknas något, se efter i fakturalistan om det ligger på ett annat utkast. ROT- och RUT-avdragetKryssa i rutan under ROT/RUT på raderna med arbete. Material ger inget avdrag. När du har lagt in personerna, står deras Typ där i stället, ROT eller RUT. Under raderna visas Husarbete / ROT-RUT personer. Skriv kundens Personnummer och Namn, och välj Typ, ROT eller RUT. Skriv Fastighetsbeteckning. Har du redan lagt in en person på fakturan, står den beteckningen där. Lämna Avdragsbelopp tomt och tryck på Lägg till person. Avdraget räknas som på offerten: 30 % av underlaget för ROT och 50 % för RUT, delat lika mellan personerna, avrundat nedåt till hela kronor och inom årstaket. Se kapitlet Offerter med ROT och RUT. Under raderna står Underlag skattereduktion:, Avgår skattereduktion: och Att betala:, alltså det kunden betalar till er. Har kunden fått ROT- eller RUT-avdrag för annat arbete i år, kontrollera med kunden att taket räcker innan du låser. Appen räknar bara med de låsta fakturorna i appen. Lås och skicka fakturanKontrollera raderna, summorna och mottagaren. Tryck på Lås & skicka. Rutan Lås och skicka faktura öppnas och frågar Vill du låsa fakturan och markera den som skickad? Fakturan låses och kan inte ändras. Rättelser görs med en kreditfaktura. Tryck på Lås & skicka igen. Appen visar Fakturan är nu låst och skickad.. Det här händer: fakturan får nästa nummer i er serie och kan inte längre ändras; statusen blir Skickad; tiden, utgifterna och leverantörsfakturorna på fakturan markeras som fakturerade och kommer inte med på nästa faktura. Appen skickar inte fakturan. Tryck på Skriv ut PDF och skicka filen till kunden själv. PDF:en öppnas i en ny flik, eller hämtas till datorn. Ta fram PDF:en när fakturan är låst. Ett utkast har rubriken Utkast på PDF:en, utan nummer. En faktura utan rader går inte att låsa, och Lås & skicka är grå tills fakturan har minst en rad. Går låsningen inte igenom, säger appen varför, till exempel Fakturan är redan låst. Ladda om sidan för att se den. Används numret redan av en annan faktura, låses ingenting, och appen säger till exempel Fakturanummer 10005 används redan av en annan faktura. Nästa fakturanummer under Inställningar, Mitt företag, måste höjas innan fakturan kan låsas. Höj numret under Mitt företag och tryck på Lås & skicka igen. Nästa fakturanummer ställer du in under Mitt företag. Se kapitlet Mitt företag och ekonomisystemet. InbetalningarNär kunden har betalat, öppnar du fakturan och går till fliken Inbetalningar. Datum är dagens datum, och Belopp det som är kvar att betala. Ändra dem om kunden har betalat en annan dag eller en del. Skriv gärna en Notering, till exempel Bankgiro. Tryck på Registrera inbetalning. Appen visar Inbetalning registrerad. Överst står Totalt inbetalt: och Kvar att betala:. Fakturan blir Delbetald när en del är betald, och Slutbetald när allt är betalt. En inbetalning som blev fel tar du bort med papperskorgen. Statusen räknas då om, och utan inbetalningar är fakturan Skickad igen. Inbetalningar går att registrera först när fakturan är låst. Är fakturan krediterad, eller är beloppet större än det som är kvar att betala, frågar appen först, till exempel Beloppet är 500 kr mer än det som återstår. Registrera ändå?. Tryck på Registrera inbetalning för att registrera den ändå, eller på Avbryt. Kreditera en fakturaÄr en låst faktura fel, krediterar du den och gör en ny. Öppna fakturan och tryck på Skapa kreditfaktura. Appen frågar Vill du skapa en kreditfaktura baserad på denna faktura?. Tryck på Skapa kreditfaktura i rutan. Kreditfakturan öppnas som ett utkast, med samma rader och minus framför antalet. Kontrollera kreditfakturan och tryck på Lås & skicka. Den får ett eget nummer i samma serie. När kreditfakturan är låst, står både den och den gamla fakturan som Krediterad i listan. På PDF:en har kreditfakturan rubriken Kreditfaktura med sitt nummer, och under den står vilken faktura som krediteras, till exempel Kreditering av faktura 10001. Skapa kreditfaktura finns på en faktura som är Skickad eller Slutbetald, inte på en Delbetald. Tar du bort inbetalningarna, blir fakturan Skickad igen och kan krediteras. En faktura kan bara krediteras en gång. Har fakturan ROT- eller RUT-avdrag, krediteras den alltid helt, och raderna på kreditfakturan går inte att ändra. Har kunden redan betalat den gamla fakturan, helt eller delvis, registrerar du inbetalningen på den nya fakturan när den är låst. Annars står den nya fakturan som obetald i kundreskontran. Tiden och materialet på den krediterade fakturan räknas fortfarande som fakturerade. På den nya fakturan skriver du därför in raderna själv, med Ny rad. KundreskontranTryck på Kundreskontra i fakturalistan. Där står fakturorna som är Skickad eller Delbetald och inte är helt betalda. Listan visar Fakturanr, Kund, Projekt, Totalt, Inbetalt, Kvar, Förfallodatum och Dagar försenad. De mest försenade står först. Du kan söka och filtrera på projekt, kund och fakturadatum. Tryck på en rad för att öppna fakturan. Till fakturalistan leder tillbaka. Startsidan kan också visa rutorna Fakturastatus och Förfallna fakturor. Se kapitlet Startsidan. Fortnox och andra ekonomisystemÄr ditt företag kopplat till ett ekonomisystem, till exempel Fortnox, finns knappen Synka till Fortnox på en låst faktura. Synken görs bara när du trycker på knappen, inte när du låser. Tryck på Synka till Fortnox och bekräfta. Saknar kunden koppling, öppnas rutan Koppla kund före synk. Välj kunden i ekonomisystemet och tryck på Spara & synka. Kopplingen sparas på kunden till nästa gång. Appen visar Fakturan har synkats till Fortnox., och under rubriken står Fortnox-status: Synkad. Till Fortnox går Vår referens och Er referens till fälten med samma namn. Anteckning och Märkning följer inte med. Se kapitlet Mitt företag och ekonomisystemet. Ett utkast som inte ska bli avÖppna utkastet och tryck på Radera utkast. Appen frågar Radera utkastet? och säger vilket utkast det gäller. Tryck på Radera utkast i rutan. Utkastet raderas med alla sina rader, och du kommer tillbaka till fakturalistan. Tiden och materialet som var hämtade till utkastet kan hämtas in igen på en annan faktura. Radera utkast finns bara på ett utkast, också på en kreditfaktura som inte är låst. En låst faktura krediterar du i stället. Raderar du ett kreditutkast, kan den gamla fakturan krediteras igen. I mobilenMobilen har inga fakturor. En utgift som är fakturerad står som Fakturerad i mobilen och går inte att ändra. Bra att vetaBehörighet: fakturorna kräver Fakturor eller Inställningsmodul under Modulåtkomst, och att ditt företag fakturerar i appen. Med den behörigheten kan du göra allt med fakturorna, också låsa och kreditera. Har ditt företag slutat fakturera i appen, går fakturorna bara att läsa. Se kapitlet Användare och behörigheter. En faktura från en offert får det projekt som är skapat från offerten. Finns inget sådant projekt, har fakturan inget projekt, och importrutan säger Fakturan saknar projekt. Se kapitlet Offerter med ROT och RUT. Fortnox-status står under rubriken bara när ditt företag har valt Fortnox eller Spiris på sidan Ekonomisystem, eller när fakturan redan har synkats. Med Spiris heter raden Spiris-status. Guiden Fakturera tid och material från ett projekt visar fakturan steg för steg. Nästa kapitel: Kundregistret Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. I kundregistret lägger du in varje kund en gång, med adress, e-post och telefon. Där sparar du också kundens kontaktpersoner och leveransadresser. Sedan väljer du kunden på projekten och offerterna, och fakturan hämtar kunden från projektet eller offerten. KundlistanTryck på Meny och välj Kunder under Ekonomi. I Mitt kontor är det pärmen Kunder. Listan visar Företagsnamn, Adress, Postnummer, Stad och Telefon för varje kund. Sök... söker medan du skriver, i listans kolumner och i kundens e-post, Person/orgnummer och Kundinformation. Sortera: tryck på en kolumns rubrik. Webbläsaren kommer ihåg sorteringen till nästa gång. Öppna en kund: tryck på kundens rad. Lägg in en ny kundTryck på Skapa ny kund. Rutan Ny kund öppnas. Fyll i Namn/företag. Det är det enda fält som måste fyllas i, och bara mellanslag räknas inte. Fyll gärna i Person/orgnummer, Adress, Postnummer, Stad, Email och Telefon. Det går också att göra senare, på kundens sida. Tryck på Spara. Appen visar Kunden har sparats!, och kunden står i listan. Appen kontrollerar inte om kunden redan finns. Sök därför i listan först, så att samma kund inte läggs in två gånger. Kundens sidaKundens sida har tre flikar: Information, Kontaktpersoner och Leveransadresser. Pilen uppe till vänster leder tillbaka till kundlistan. På fliken Information står kundens uppgifter: Grunduppgifter: Kundnamn, Person/orgnummer och Kundinformation, en ruta för det ni vill komma ihåg om kunden. Kontaktuppgifter: Telefon, Email, Adress, Postnummer och Stad. Ändra det du vill och tryck på Spara. Appen visar Kunden har sparats!. Avbryt leder tillbaka till listan utan att spara. Kundnamn får inte vara tomt. Då visar appen Du måste fylla i ett kundnamn. KontaktpersonerEn kund kan ha flera kontaktpersoner, till exempel ordföranden och förvaltaren hos en bostadsrättsförening. Öppna kunden och tryck på fliken Kontaktpersoner. Tryck på Skapa ny kontaktperson. Fyll i Namn, som måste fyllas i, och gärna Email och Telefon. Trycker du på Spara utan namn, står Vänligen ange ett namn för kontakten under fältet. Tryck på Spara. Appen visar Kontaktpersonen har skapats!. Med Sök... söker du bland kundens kontaktpersoner, i namn, e-post och telefon. Fliken Leveransadresser har en likadan, som söker i adress, postnummer och stad. Ändra eller ta bort: tryck på kontaktpersonens rad. Rutan Redigera kontaktperson öppnas. Ändra och tryck på Spara, eller tryck på Radera. Appen frågar Vill du verkligen radera kontaktpersonen? Denna åtgärd kan inte ångras. LeveransadresserHar kunden flera adresser, till exempel flera fastigheter, sparar du dem på fliken Leveransadresser. Öppna kunden och tryck på fliken Leveransadresser. Tryck på Lägg till ny leveransadress. Fyll i Adress, som måste fyllas i, och gärna Postnummer och Stad. Trycker du på Spara utan adress, står Vänligen ange en adress! under fältet. Tryck på Spara. Appen visar Leveransadressen har skapats!. Du ändrar och tar bort en leveransadress på samma sätt som en kontaktperson, i rutan Redigera leveransadress. Var kundens uppgifter användsProjektet: under Projektinformation › Beställare & leverans väljer du kunden under Kund. Inget annat följer med från kundregistret. Projektets kontakt och adress: kontaktpersonen och adressen där jobbet görs skriver du själv under Kontakt & leverans. Det är den adressen och det telefonnumret som personalen ser i mobilen. Skapar du projektet med Skapa projekt från offert, följer offertens kund, kontaktperson, telefon och e-post med. Adressen fyller du i själv. Se kapitlet Projektlistan och ett nytt projekt. Offerten: när du har valt kunden visar offerten kundens adress som Fakturaadress, och telefonen och person- eller organisationsnumret under Övrigt. Under Importera kontakt från kund väljer du en av kundens kontaktpersoner och trycker på Importera. Då fylls offertens Kontaktperson, Telefon kontaktperson och Email kontaktperson i, och du kan ändra dem efteråt. Leveransadressen på offertens PDF: under Importera leveransadress (PDF) väljer du en av leveransadresserna och trycker på Använd i PDF. Under fältet står då Vald leveransadress används i PDF: och adressen. Gå sedan till fliken Offertrader och tryck på Skapa PDF. Då står den adressen i stället för kundens på PDF:en. Valet sparas inte med offerten, men det står kvar när du sparar offerten eller ändrar dess status. Det försvinner när du byter kund, lämnar offerten eller laddar om sidan. Med Rensa tar du bort valet själv, och nästa PDF får kundens adress igen. Kontaktpersonerna och leveransadresserna används bara i offerten. Fakturan: när du skapar en faktura, från projektet eller från offerten, fylls kundens namn, adress, postnummer och stad i. De sparas på fakturan och kan ändras där. En senare ändring i kundregistret ändrar inte fakturan. Se kapitlet Fakturor och kundreskontra. Kundportalen: projektet måste ha en kund innan du kan bjuda in till kundportalen. Inbjudan hämtar e-post och telefon från projektet, inte från kundregistret. Se kapitlet Kundportalen. Maskinerna kan kopplas till en kund. Se kapitlet Maskinerna. Leveranserna och verkstadsordrarna: väljer du en kund, fylls kundens namn, adress, telefon och e-post i. De sparas bara på leveransen eller verkstadsordern. Se kapitlet Leveranser och verkstadsordrar. Lägg in en kund från projektetFinns kunden inte än när du fyller i projektet, kan du lägga in den därifrån. Öppna projektet och välj Beställare & leverans under Projektinformation. Tryck på pennan bredvid Kund. Rutan Ny kund öppnas, samma som i kundlistan. Fyll i uppgifterna och tryck på Spara. Kunden blir vald under Kund. Tryck på Spara längst ned, så sparas projektet med kunden. EkonomisystemetAnvänder ni Fortnox eller ett annat ekonomisystem, kopplar du varje kund till kunden i ekonomisystemet på sidan Ekonomisystem, fliken Koppla kunder. Kopplingen behövs när en faktura förs över. Kundregistret skickar inga kunder till ekonomisystemet. Se kapitlet Mitt företag och ekonomisystemet. I mobilenMobilen har inget kundregister. Projektets sida visar kundens namn. Adressen och telefonnumret kommer från projektets Beställare & leverans. Personalen trycker på adressen för att öppna i kartan, och på Ring kunden för att ringa. I projektlistan kan personalen söka på kundens namn. En kund läggs in i datorn. Bra att vetaBehörighet: kundregistret kräver Kundmodul under Modulåtkomst. Att lägga in och ändra kunder, kontaktpersoner och leveransadresser kräver Kunder under Skapa & redigera. Utan den är Skapa ny kund, Skapa ny kontaktperson och Lägg till ny leveransadress gråa, och fliken Information går bara att läsa. En kontaktperson eller leveransadress öppnas med alla fält låsta och utan Radera och Spara. Med Projekt under Skapa & redigera kan du lägga in en ny kund från projektet, men inte ändra den i kundregistret. Se kapitlet Användare och behörigheter. En kund går inte att radera i appen. Kontaktpersoner och leveransadresser går att radera. Appen kontrollerar inte formen på e-post, postnummer eller person- och organisationsnummer. Skriv dem rätt från början. Adressen och postnumret står på offertens PDF. Guiden Lägg in en kund och koppla den till ett projekt visar kunden och projektets adress steg för steg. Nästa kapitel: Användare och behörigheter Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Under Användare lägger du upp personalen, fyller i deras uppgifter och väljer vad var och en får se och göra i Mitt kontor. AnvändarlistanTryck på Meny och välj Användare under Personal, eller öppna Mina pärmar och pärmen Personal. Listan visar Förnamn, Efternamn, Avdelning, Email och Telefon. Sök... söker i alla kolumner. Väljaren står på Visa aktiva användare från början. Välj Visa inaktiva användare för att se dem som inte kan logga in. Exportera till Excel sparar listan med namn, telefon och e-post. Tryck på en rad för att öppna användarens sida. Lägg upp en ny användareTryck på Skapa ny användare. Fyll i Förnamn och Efternamn. De måste fyllas i. Fyll i Email eller Telefon, eller båda. Utan något av dem går användaren inte att spara. Välj land framför telefonnumret om det inte är svenskt. Har personen inget svenskt mobilnummer, fyll i e-postadressen, eftersom inloggningen då sker med den. Tryck på Spara. Appen visar Användaren har sparats! Appen skickar ingenting till den nya användaren, varken mejl eller sms. Säg själv till personen att logga in med sin e-post eller sitt telefonnummer. Inloggningen står i kapitlet Logga in och ut i datorn och i mobilmanualens kapitel Logga in och ut i mobilappen. E-postadressen och telefonnumret används för att logga in och kan bara höra till en användare. Används de redan, säger appen Emailadressen används redan av en annan användare eller Telefonnumret används redan av en annan användare. En ny användare har från början Projektmodul, Personalmodul, Kundmodul och Redigera egna tider, men inte Tidrapporter. Öppna användaren och välj resten under Behörigheter. Behöver personen inte se kollegorna, stäng av Personalmodul. Med den kan man läsa alla användares sidor, också personnummer och anhöriga. Användarens sidaSidan har flikarna Information, Anhöriga, Uppgifter, Behörigheter och Övrig information. Flikarna Information, Anhöriga, Behörigheter och Övrig information har knappen Spara, som sparar hela sidan. Information: under Grunduppgifter: namnet och Personnummer; under Kontaktuppgifter: Email, Telefon, Adress, Postnummer och Stad; under Intern information: Avdelning och Status. Schemalagd arbetstid står på samma flik, om ditt företag använder Förväntade timmar. Fyll i Summa vecka, och tryck på Visa dagfördelning för att fylla i Måndag till Söndag var för sig. Arbetstiden används i Flex/Komp-rapporten och Lönerapporten, se kapitlet Rapporterna. Har ingen summa sparats, räknar rapporterna med 40 timmar, och det står också under Summa vecka. Tömmer du fältet och sparar, blir summan 40 timmar. Anhöriga: Anhörig 1 och Anhörig 2, med Anhörig, Relation och Telefon, så att ni vet vem ni ska ringa om något händer. Uppgifter visar personens uppgifter, om ditt företag använder uppgifterna. Se kapitlet Uppgifter. Övrig information: bland annat storlek på jacka, byxor och skor, nationalitet och språk, och en ruta för Övrig information. Behörigheter Under Behörigheter slår du på det personen ska få göra. Brytarna står i tre grupper. Företagsadministratör får ändra företagets och abonnemangets inställningar och ge andra samma behörighet. Bara en företagsadministratör kan ge eller ta bort den. Modulåtkomst bestämmer vilka delar av Mitt kontor personen ser: Inställningsmodul: inställningarna, till exempel aktivitetstyper, produkter och avdelningar. Projektmodul: projekten, offerterna och affärerna. Planering (visa): projektens planering och Mina moment. Också Projektmodul ger tillgång till dem. Brytaren finns om ditt företag använder planeringen. Personalmodul: användarna och personalplaneringen. Kundmodul: kundregistret. Fakturor: fakturorna. Också Inställningsmodul ger tillgång till dem. Brytaren finns om ditt företag fakturerar i appen. Offerter: offerternas ruta på startsidan. Offerterna själva kräver Projektmodul. Brytaren finns om ditt företag använder offerterna. Kundportal: projektets flik Kundportal. Brytaren finns om ditt företag använder kundportalen. Tidrapporter: rapporterna och alla anställdas tider, se kapitlet Rapporterna. Skapa & redigera bestämmer vad personen får ändra: Projekt: skapa och ändra projekt. Planering (skapa och redigera): ändra projektens planering, om ditt företag använder den. Också Projekt ger den rätten. Personal: lägga upp och ändra användare, planera personalen och skicka sms-utskick. Kunder: lägga upp och ändra kunder, och lägga upp, ändra och ta bort deras kontaktpersoner och leveransadresser. Med Projekt kan man också lägga upp en ny kund. Redigera egna tider: ändra och radera sina egna tider och utgifter. Redigera andras tider: registrera tid åt andra, och ändra och radera deras tid tillsammans med Redigera egna tider. Den första brytaren i gruppen gäller personalliggaren, som inte ingår i den här manualen. Tryck på Spara när du har ändrat. Dina egna behörigheter kan bara en företagsadministratör ändra. På din egen sida står då Det här är dina egna behörigheter. Bara en företagsadministratör kan ändra dem. En företagsadministratörs sida kan bara en företagsadministratör ändra. För alla andra står Användaren är företagsadministratör. Bara en företagsadministratör kan ändra uppgifterna. överst, och sidan går bara att läsa. Fliken Behörigheter går bara att öppna med behörigheten Personal under Skapa & redigera, och på en företagsadministratörs sida bara för en företagsadministratör. Inaktivera en användareNär någon slutar: Öppna användaren. Välj Inaktiv (kan ej logga in) under Status på fliken Information. Tryck på Spara. Personen kan inte logga in längre och finns under Visa inaktiva användare. Tiden som personen har registrerat står kvar. Ska personen tillbaka, välj Aktiv igen. En användare går inte att radera. Företaget måste alltid ha minst en aktiv företagsadministratör, och appen säger till om du försöker inaktivera den sista. Bra att vetaBehörighet: listan och användarnas sidor kräver Personalmodul. Att lägga upp och ändra användare kräver Personal under Skapa & redigera. Utan den är knappen Skapa ny användare grå och sidan går bara att läsa. Var och en ändrar sina egna uppgifter under Min profil, i menyn under sitt namn uppe till höger. Där kan man inte ändra sin e-post, sin behörighet eller sin status. Personal och behörigheter i mobilen: se mobilmanualens kapitel Personal och behörigheter. Nästa kapitel: Personalplanering Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. I personalplaneringen bestämmer du vem som ska vara på vilket projekt och när. Personalen ser sin planering i mobilen, under fliken Planering. KalendernTryck på Meny och välj Personalplanering under Personal. Varje person har en rad, och varje bokning visar tiden, projektet, en eventuell kollega och noteringen. Dag, Vecka och Månad byter vy. Sidan öppnas på Månad. Föregående, Idag och Nästa bläddrar. Gå till datum, Avdelning, Personal, Projekt och Sök... smalnar av kalendern. Bokningens färg kommer från projekttypen, om du inte väljer en annan Bakgrundsfärg. En bokning över flera dagar visas på vardagarna. En lördag eller söndag visas bara om bokningen börjar eller slutar där. Längst ned listar Händelser varje bokning med Start, Slut, Personal, Avdelning, Projekt, Kollega och Notering, och knapparna Redigera, Flytta och Radera. Lägg in en bokningTryck på Lägg till ny planering. Fliken Enkel + kollega är vald. Välj Användare och Projekt. Listan visar bara pågående projekt. Välj gärna en kollega under Ytterligare användare. Skriv en Notering om personalen behöver veta något, till exempel vad som ska göras. Fyll i Start och Slut, med datum och klockslag. Välj gärna en Bakgrundsfärg. Standard (enl. projekttyp) är förvalt. Tryck på Spara. Appen visar Planeringshändelsen har skapats! Användare, Projekt, Start och Slut måste fyllas i. Du kan också trycka på en tom ruta i kalendern. Då öppnas rutan för den personen och dagen, med tiden 07:00–16:00. Appen skickar ingenting när du bokar, varken sms eller mejl. Personalen ser bokningen i mobilen, och du kan berätta det själv. Återkommande bokningarUnder Återkommande (veckor) väljer du Varje vecka, Varannan vecka eller till exempel Var 3:e vecka, upp till var 12:e vecka. Välj sedan när serien slutar under Upprepa till och med. Förvalt är ett år efter startdatumet, och det längsta är två år. Rutan visar antalet och det sista datumet, till exempel 53 tillfällen skapas. Sista tillfället är 2027-10-26. Slutar jobbet tidigare, radera resten med Radera denna och framtida, se nedan. Kollega och flera personerYtterligare användare: bokningen syns också på kollegans rad. Har kollegan redan en bokning den tiden, säger appen Kollegan har redan en bokning den här tiden. och sparar inget. Flera användare: välj fliken Flera användare och alla personer under Användare (flera). Håll ned Cmd eller Ctrl och klicka för att välja flera. Varje person får en egen bokning. Här finns ingen kollega och ingen återkommande bokning. Det är den enda kontroll appen gör, och den görs bara när kollegan väljs. Den görs inte när en bokning med samma kollega flyttas eller får en ny tid. Appen varnar inte heller om en person redan är bokad, är ledig eller har en maskin bokad. Ändra, flytta och raderaÄndra: tryck på bokningen i kalendern, eller på Redigera. Rutan Redigera planering öppnas. Ändra och tryck på Spara. Är bokningen återkommande, ändras bara det här tillfället. Flytta: dra bokningen till en annan dag eller en annan persons rad. Tiden och längden följer med. Du kan också trycka på Flytta och välja Användare, Start och Slut. I rutan Redigera planering går personen inte att byta. Radera: tryck på Radera och sedan på Radera denna. Ingår bokningen i en återkommande serie, finns också Radera serie för hela serien. Radera denna och framtida: finns i rutan Redigera planering för en återkommande bokning. Det här tillfället och alla senare raderas, och de tidigare står kvar. En bokning med kollega ändras, flyttas och raderas för båda. AvdelningsplaneringMed Avdelningsplanering under Personal bokar du en hel avdelning på ett projekt, till exempel ett arbetslag. Tryck på Lägg till ny planering. Välj Avdelning och Projekt, och fyll i Start och Slut. Välj gärna under Återkommande (veckor) hur många veckor det ska vara mellan tillfällena, 1 till 12, och ändra vid behov Upprepa till och med. Förvalt är ett år efter startdatumet, och det längsta är två år. Här visar rutan inte antalet tillfällen. Tryck på Spara. Avdelningarna läggs upp under Inställningar › Avdelningar, och varje person kopplas till sin avdelning under Avdelning på sin sida, se kapitlet Användare och behörigheter. I Personalplanering syns bokningen svart hos alla i avdelningen, med ordet Avdelning. Den går bara att ändra i Avdelningsplanering. I rutan Redigera planering där går avdelningen inte att byta. Avdelningen byter du med Flytta. Trycker du på Radera i Avdelningsplanering, väljer du Radera denna och, för en serie, Radera serie. Radera denna och framtida finns inte där. Att lägga upp, ändra och ta bort avdelningar kräver Inställningsmodul. En avdelning som har användare eller bokningar går inte att ta bort. Appen säger hur många som först måste flyttas eller tas bort. Mina momentMina moment under Personal i datorns meny är inte personalplaneringen. Den listar de delmoment i projektens planering som du har fått och som inte är klara, med Namn, Etapp, Start, Slut, Planerade timmar, Status och projektet. Se kapitlet Projektets planering. Menyvalet finns om ditt företag använder planeringen och du har Projektmodul eller Planering (visa). Personalens bokningar syns i mobilen, under Planering › Min planering. Se mobilmanualens kapitel Min planering. Bra att vetaBehörighet: att se personal- och avdelningsplaneringen kräver Personalmodul. Att boka, ändra och radera kräver Personal under Skapa & redigera. Utan den står Du kan se planeringen men inte ändra den. Det kräver behörigheten Skapa & redigera – Personal. överst. Planeringen läggs bara i datorn. Mobilen visar den men kan inte ändra den. Guiden Planera personalen visar en bokning steg för steg. Nästa kapitel: Sms-utskick Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Med ett sms-utskick skickar du ett kort meddelande till en eller flera i personalen, eller till alla, till exempel om ett ändrat startdatum eller en arbetsplatsträff. Varje sms kostar 1 krona exklusive moms per mottagare. Skicka ett sms-utskickTryck på Meny och välj Skapa SMS-utskick under Personal. Rutan Nytt sms-utskick öppnas. Skriv meddelandet under Meddelande (max 160 tecken). Det går inte att skriva fler än 160 tecken, och appen räknar inte tecknen åt dig. Välj mottagarna under Välj användare att skicka till, en eller flera. Kryssa i stället i Skicka till alla aktiva användare för att skicka till alla. Tryck på Skicka. Appen frågar Skicka till 3 användare? Kostnad 3 × 1 SEK exkl. moms., med antalet mottagare som har ett nummer. Tryck på Skicka igen. Avbryt skickar inget. Efteråt säger appen hur det gick, till exempel 3 sms skickade. eller 2 skickade, 1 misslyckades. Meddelandet måste fyllas i, och minst en mottagare måste väljas. Annars säger appen Meddelande måste fyllas i. eller Välj minst en användare eller markera skicka till alla aktiva användare. Vilka som får sms:etBara de som har ett telefonnummer under Telefon på sin sida får sms:et. I listan står de andra med (saknar mobilnummer), och de går inte att välja. Skickar du till alla, hoppas de över, och appen säger hur många. Kontrollera numren under Användare, se kapitlet Användare och behörigheter. Har ingen av mottagarna ett nummer, skickas inget, och appen säger Ingen av de valda är en aktiv användare med mobilnummer, så inget sms skickades. Inaktiva användare får inget sms. Sms till utländska nummer är inte prövat. KostnadenUnder Inställningar › Mitt företag visar rutan Ej debiterade SMS hur många sms ditt företag har skickat som inte är debiterade än, och vad de kostar. Där räknas bara sms som gick iväg, också de som appen skickar på andra ställen, till exempel aviseringar om arbetsordrar. Där finns också knappen Skapa nytt SMS-utskick. Det finns ingen lista över tidigare utskick. Bra att vetaBehörighet: sms-utskick kräver Personal under Skapa & redigera. När rutan stängs, också efter att du har skickat, öppnas Mitt företag om du har behörigheterna Inställningsmodul och Företagsadministratör. Annars kommer du tillbaka dit du var. Nästa kapitel: Maskinerna Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Under Maskiner & verktyg har du företagets maskinregister. Där ser du var varje maskin är och vem som har den, när den ska på service och om den har en felanmälan. Där skriver du också ut maskinens QR-etikett. MaskinlistanTryck på Meny och välj Maskiner & verktyg under gruppen med samma namn. Sidan har samma namn. Listan visar Namn, ID/Regnr, Serienummer, Modell, Årsmodell, Typ, Ägare, Drifttimmar, Service, Nästa service, Uttagen av, Lagerplats och Förväntas returneras. Lagerplats finns om ditt företag använder lagerplatserna. Tabellen är bred, så dra den åt sidan om alla kolumner inte syns. En maskin med en öppen felanmälan har en röd bricka under namnet, till exempel 1 felanmälan. Service visar en prick: grön när det är mer än 30 dagar till nästa service, gul inom 30 dagar och röd när servicen är försenad. Ett streck betyder att servicen inte är aktiv, eller att intervallet i månader eller senaste servicedatum saknas. Håll pekaren över pricken för att se antalet dagar. Nästa service visar datumet för nästa service, räknat på samma sätt som pricken. Är servicen inte aktiv, eller saknas intervallet i månader eller senaste servicedatum, är fältet tomt. Tryck på rubriken Service eller Nästa service för att sortera. Då står maskinen som har mest bråttom först och maskinerna utan service sist. Tryck igen för att vända ordningen, och en tredje gång för att ta bort sorteringen. Sök... söker i listan. Tryck på en maskin för att öppna dess sida. Ta ut och återlämna i listanTa ut: Välj personen under Uttagen av, där det står - Välj användare för att ta ut -. Rutan Ta ut maskin frågar Hur många dagar förväntas maskinen vara uttagen? Skriv antalet dagar och tryck på Ta ut. Lämnar du fältet tomt eller skriver 0, får maskinen inget datum för återlämningen. Datumet står under Förväntas returneras, och maskinen står inte längre på någon lagerplats. Tryck på Avbryt om du ångrar dig. Är maskinen redan uttagen av någon annan, lämnas den över till den du väljer. Listan är kontorets verktyg för att fördela maskinerna, så appen varnar inte, och den som hade maskinen får inget besked. I mobilen kan en person inte ta ut en maskin som någon annan har. Återlämna: välj platsen under Lagerplats, där det står - Välj lagerplats för att återlämna -. Uttagen av och Förväntas returneras töms. Återlämna utan plats: ska maskinen inte stå på någon lagerplats, välj Återlämna utan plats. Valet finns under Uttagen av och under Lagerplats när maskinen är uttagen, så det fungerar också om ditt företag inte använder lagerplatserna. I historiken står det Återlämnad utan plats. Uttaget och återlämningen i datorn och i mobilen gäller samma maskin och syns på båda ställena. I mobilen tar personalen ut maskinen åt sig själv. Se mobilmanualens kapitel Verktyg och maskiner. Lagerplatserna läggs upp under Lagerplatser, se kapitlet Maskinplanering och lagerplatser. Lägg in en ny maskinTryck på Skapa ny maskin. Rutan Lägg till ny öppnas. Fyll i Namn, och gärna ID / Regnr och Årsmodell. Välj gärna Typ och Ägare, och skriv Noteringar vid behov. Tryck på Spara. Appen visar Maskinen har skapats! Namn måste fyllas i. Resten fyller du i på maskinens sida. Typerna är Apparat, Fordon, Maskin, Verktyg och Övrigt, och de går inte att ändra. Maskinens sida Överst står maskinens namn och regnummer, och knapparna Skriv ut QR-etikett, Byt kod och Radera maskin. Sidan har flikarna Information, Historik, Dokument, Aktivitetslogg och Arbetsorder. InformationFliken Information har maskinens uppgifter. Ändra och tryck på Spara längst ned. Appen visar Maskinen har uppdaterats! Information: Namn, ID / Regnr, Serienummer, Modell, Typ, Årsmodell, Inköpsdatum, Leverantör, Tillverkare, Kund, Tillhör, Artikelnummer, Lagerplats, Ägare och Noteringar. Ekonomi: Kostnad/tim är vad maskinen kostar företaget, och den syns i projektets utfall, se kapitlet Kalkyl och utfall. Pris/tim och Enhet används när personalen registrerar maskinen på ett projekt i mobilen. Service: se nedan. Tid kan registreras: när den är på, kan personalen välja maskinen när de registrerar tid i mobilen. En maskin där den är av går inte att välja i tidsregistreringens maskinsteg, men den syns under Verktyg och maskiner. Kan planeras: när den är på, kan maskinen väljas när du bokar och flyttar i maskinplaneringen, se kapitlet Maskinplanering och lagerplatser. Faktureringsbar sparas, men påverkar i dag inget annat i appen. Lagerplats finns här om ditt företag använder lagerplatserna. Är maskinen inte uttagen, flyttar du den genom att välja en ny plats och trycka på Spara. Flytten står i historiken, till exempel Återlämnad till Förrådet. Väljer du - Ej vald -, står det Återlämnad utan plats. Är maskinen uttagen, är fältet låst, och under det står Återlämna maskinen för att byta plats. Återlämna den i listan först. En kunds anläggning: välj kunden under Kund för en maskin som är kundens, till exempel en värmepump som företaget servar. I mobilen visas den då som kundens anläggning, med kunden och servicen, och den går inte att ta ut där. Inköpsdatum visas i mobilen som Installerad. Service Slå på Service aktiv. Fälten för servicen visas. Fyll i Serviceintervall i månader, till exempel 12. Fyll i Senaste service datum. Tryck på Spara. Servicestatus visar då hur många dagar det är kvar, till exempel Om 347 dagar, eller Förfallen och hur många dagar sedan. Statusen räknas bara på månaderna och senaste servicedatumet. Mätarställning och Antal timmar i drift fyller du i med datum, om maskinen har det. Appen skickar ingen påminnelse, varken sms eller mejl. Servicen syns i stället i listans prick, i rutan Service-varning på startsidan och i mobilen som Service snart eller Service försenad. Registrera en service: i datorn ändrar du Senaste service datum och mätarna för hand och sparar. I mobilen registrerar personalen ett servicebesök med Registrera service, och då uppdateras datumet och mätarna av sig själva. Se mobilmanualens kapitel Service, felanmälan och maskinens historik. Historik och Aktivitetslogg Historik listar uttag och återlämningar med Händelse, Registrerad av och Tidpunkt, till exempel Uttagen av Jonas Andersson och Återlämnad till Förrådet. Aktivitetslogg visar allt som har hänt med maskinen, senaste först: Uttagen, Återlämnad, Servicebesök från mobilen, och anteckningarna. Anteckningar och felanmälningar: tryck på + Notering eller + Felanmälan, skriv under Noteringar och tryck på Spara. En felanmälan är Öppen och ger brickan i listan tills någon trycker på Markera åtgärdad, eller tills personalen kryssar i den när de registrerar service i mobilen. Öppna igen gör den öppen igen. Personalens felanmälningar från mobilen syns här som Felanmälan, till exempel Fel på maskinen: …. Felanmälan skickas inte till någon. Med pennan och papperskorgen ändrar och raderar du dina egna anteckningar. Appen frågar Ta bort anteckningen? innan den raderar. Tryck på Ta bort. DokumentDokument har maskinens filer, till exempel manualen eller besiktningsprotokollet. Ladda upp filer, Skapa mapp och Ladda ner zip fungerar som på projektets flik Filer & dokument. Uppladdningen kräver ett betalt konto. ArbetsorderArbetsorder listar projektens arbetsordrar där maskinen är vald, med Aktiva, Avslutade och Alla. Tryck på en rad för att öppna projektets flik Arbetsorder. Se kapitlet Arbetsorder och anteckningar. Fliken visar inte verkstadsordrarna, se kapitlet Leveranser och verkstadsordrar. QR-etikettenEn etikett med QR-kod gör att personalen hittar maskinen i mobilen direkt. Tryck på Skriv ut QR-etikett. Rutan QR-etikett visar etiketten. Tryck på Skriv ut. Webbläsarens utskrift öppnas, med en etikett på 70×37 mm per sida. Sätt etiketten på maskinen. Etiketten har QR-koden, maskinens namn, modell och serienummer, koden i klartext, tolv tecken i tre grupper, och en rad om att etiketten skannas med appen. Längst ned står företagets logga, om ni har laddat upp en, företagets namn och Service: med företagets telefonnummer från Mitt företag. Ingen kunduppgift står på etiketten. Personalen skannar etiketten med Skanna QR i mobilen, se mobilmanualens kapitel Verktyg och maskiner. Byt kod: har etiketten kommit bort eller suttit på fel maskin, tryck på Byt kod. Appen frågar Byta etikettens kod? och Den gamla etiketten slutar fungera. Tryck på Byt kod och skriv ut en ny etikett. Byt kod kräver Projekt under Skapa & redigera. Radera en maskinÖppna maskinen och tryck på Radera maskin. Appen frågar till exempel Radera maskinen Skylift 12 m? och säger att maskinen raderas med sina bokningar, sin historik, sina anteckningar och servicebesök. Det går inte att ångra. Tryck på Radera maskin. Appen visar Maskinen är raderad och går tillbaka till listan. En maskin som används någon annanstans går inte att radera. Det gäller en maskin som är vald på en arbetsorder, som har registrerats på ett projekt eller som har filer eller mappar under Dokument. Appen säger då hur många det är, till exempel Maskinen har 2 arbetsordrar, 0 utgifter och 1 dokument. Ta bort kopplingarna först. Det finns ingen arkivering. Bra att vetaBehörighet: Maskiner & verktyg finns om ditt företag använder maskinerna. Alla som ser sidan kan lägga in, ändra och radera maskiner, ta ut och återlämna dem och skriva anteckningar och felanmälningar. Att ändra och radera sina anteckningar kräver Projekt under Skapa & redigera. Markera åtgärdad kräver ingen särskild behörighet. Innehållet i Dokument och Arbetsorder kräver Projektmodul. Utan den syns flikarna ändå, men Dokument visar Du saknar behörighet för denna åtgärd. och Arbetsorder visar Du har inte behörighet till projekten. Arbetsorder finns bara om ditt företag använder projekten. Att ladda upp och ändra filer kräver Projekt under Skapa & redigera. Startsidan kan visa Service-varning och Uttagna maskiner, se kapitlet Startsidan. Guiden Lägg in maskiner, service och plats visar samma sak steg för steg. Nästa kapitel: Maskinplanering och lagerplatser Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. I maskinplaneringen bokar du maskiner och verktyg till projekten, så att alla ser när en maskin är upptagen. Under Lagerplatser lägger du upp platserna där maskinerna står när de inte används, till exempel förrådet eller servicebilen. KalendernTryck på Meny och välj Planering under Maskiner & verktyg. Sidan heter Planering maskiner/verktyg. Varje maskin har en rad i Kalender, och varje bokning visar klockslagen, projektet, den som är vald under Ansvarig och noteringen. Dag, Vecka och Månad byter vy. Sidan öppnas på Månad. Föregående, Idag och Nästa bläddrar. Gå till datum, Maskin/verktyg, Typ, Projekt och Sök i planering... smalnar av sidan. Bokningens färg kommer från projekttypen, om du inte väljer en annan Bakgrundsfärg. En bokning över flera dagar visas som en ruta per dag. Varje ruta visar bokningens första och sista klockslag. Under kalendern listar Resurser maskinerna med Typ, Uttagen av, alltså den som har tagit ut maskinen, och Ägare. Händelser listar bokningarna med Start, Slut, Maskin/verktyg, Projekt, Ansvarig, alltså den som är vald på bokningen, och Notering, och knapparna Redigera, Flytta och Radera. Startsidan kan också visa rutan Maskinbokningar denna vecka, se kapitlet Startsidan. Boka en maskinTryck på Lägg till ny planering. Välj Maskin / Verktyg och Projekt. Maskinlistan visar bara maskiner med Kan planeras, och projektlistan bara pågående projekt. Filtren ovanför kalendern påverkar inte listorna. Välj gärna under Ansvarig vem som ska använda maskinen. Skriv en Notering om något behöver sägas, till exempel vad maskinen ska användas till. Fyll i Start och Slut, med datum och klockslag. Välj gärna en Bakgrundsfärg. Standard (enl. projekttyp) är förvalt. Tryck på Spara. Appen visar Planeringshändelsen har skapats! Maskin / Verktyg, Projekt, Start och Slut måste fyllas i. Du kan också klicka i en tom ruta i kalendern. Då är dagen vald, med tiden 07:00–16:00, och maskinen, om den har Kan planeras. Ansvarig är bara en uppgift på bokningen. Den tar inte ut maskinen, och bokningen ändrar inte maskinens plats. Uttaget görs i maskinlistan eller i mobilen, se kapitlet Maskinerna. Återkommande bokningarUnder Återkommande (veckor) väljer du hur ofta bokningen ska upprepas, från Varje vecka och Varannan vecka till Var 6:e vecka. Fältet finns bara när du lägger in en ny bokning. Välj sedan Upprepa till och med. Förvalet är ett år efter startdatumet, och serien kan vara högst två år. Under fältet står hur många tillfällen som skapas och vilket datum det sista är. Slutar jobbet tidigare, radera serien med Radera serie, se nedan. Ändra, flytta och raderaÄndra: klicka på bokningen i kalendern, eller tryck på Redigera i Händelser. Rutan Redigera planering öppnas. Ändra projekt, tid, notering eller färg, och tryck på Spara. Är bokningen återkommande, ändras bara det här tillfället. Flytta: dra bokningen till en annan dag eller till en annan maskins rad. Klockslagen och längden följer med, och flytten sparas direkt. Drar du den till en annan maskin utan Kan planeras, flyttas den inte, och appen säger Maskinen är inte markerad som Kan planeras. Ändra det på maskinens sida. Du kan också trycka på Flytta och välja Maskin / Verktyg, Start och Slut. Listan i Flytta visar bara maskiner med Kan planeras, och bokningens egen maskin. I Redigera planering går maskinen inte att byta: där står Byt maskin/verktyg med Flytta. Radera: tryck på Radera i Händelser och sedan på Radera denna. Ingår bokningen i en återkommande serie, finns också Radera serie för alla tillfällen i serien. En bokning med en maskin som inte längre har Kan planeras behåller sin maskin när du ändrar den. LagerplatserTryck på Meny och välj Lagerplatser under Maskiner & verktyg. Listan visar varje Lagerplats och under Innehåller de maskiner som står där. En uttagen maskin står inte på någon plats. Tryck på Ny lagerplats. Fyll i Namn, till exempel Förrådet eller Servicebilen. Tryck på Spara. Platsen står i listan. Namn måste fyllas i. Byt namn med Redigera. Radera frågar först Radera lagerplatsen?. Tryck på Radera i rutan. En plats där en maskin står går inte att radera. Appen säger då Lagerplatsen används av maskiner och kan inte raderas. Flytta först maskinen till en annan plats. Platserna används när en maskin återlämnas, i maskinlistan och i mobilen, och i fältet Lagerplats på maskinens sida. Se kapitlet Maskinerna. Bra att vetaAppen varnar inte för dubbelbokningar. En maskin kan bokas till två projekt samtidigt, och en uttagen maskin kan bokas. Titta i kalendern innan du sparar. Inget skickas. Appen skickar varken sms eller mejl när en maskin bokas. Mobilen: personalen ser maskinens bokningar de närmaste 60 dagarna på maskinens sida, under Bokningar. Bokningar görs bara i datorn. Se mobilmanualens kapitel Verktyg och maskiner. Behörighet: Planering finns om ditt företag använder maskinplaneringen, och Lagerplatser om det använder platserna. Alla som ser sidorna kan boka, ändra och radera. Det krävs ingen särskild behörighet. Guiden Boka en maskin till ett projekt visar en bokning steg för steg. Nästa kapitel: Leveranser och verkstadsordrar Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Under Leveranser håller du ordning på material som ska köras ut till en adress. Under Verkstadsordrar följer du reparationer i verkstaden, till exempel en kunds maskin som ska lagas. Båda är enkla listor där du lägger in ett jobb och ändrar dess status tills det är klart. Leveranserna och verkstadsordrarna är inte kopplade till maskinerna i Maskiner & verktyg, till projekten eller till kundregistret. En leverans flyttar ingen maskin, och en slutförd verkstadsorder registrerar ingen service. LeveranserTryck på Meny och välj Leveranser under Maskiner & verktyg. Listan visar Namn, Adress, Leveranstid och Status, och den nyaste leveranstiden står överst. Leveranstiden står till exempel som 2026-10-28 14:00. Visa aktuella leveranser är förvalt. Välj Visa slutförda leveranser för att se dem som är levererade. Sök... söker i listan, också på statusen. Lägg in en leveransTryck på Lägg till ny leverans. Välj gärna en kund under Kund. Då fylls namnet, adressen, postnumret, staden, telefonen och e-posten i från kundregistret. Annars står Ny mottagare (fyll i uppgifter nedan) kvar, och du skriver uppgifterna själv. Väljer du det igen efter en kund, töms kundens uppgifter. Det du har skrivit under Material, Information till chaufför och Önskad leveranstid står kvar. Fyll i Namn, Adress, Postnummer och Stad. Skriv vad som ska levereras under Material, och det chauffören behöver veta under Information till chaufför, till exempel var materialet ska ställas. Välj datum och klockslag under Önskad leveranstid. Välj Betalstatus: Faktureras, Betald eller Faktureras till nedan mailadress, som är förvalt. Fyll i Telefon eller E-post, minst det ena. Är Faktureras till nedan mailadress valt, måste E-post fyllas i. Tryck på Spara. Appen visar Leveransen är sparad, och leveransen står i listan med status Pågående. Fälten som måste fyllas i är märkta med *. Saknas något när du trycker på Spara, blir fältet rött och under det står Fyll i fältet. Ett fält med bara mellanslag räknas som tomt. Saknas både telefon och e-post, står Ange telefon eller e-post, och en e-postadress som inte har rätt form ger Vänligen ange en giltig emailadress. Ny mottagare (fyll i uppgifter nedan) lägger inte upp någon kund i kundregistret. Uppgifterna sparas bara på leveransen, och det gäller också när du väljer en kund ur listan. Följ leveransenTryck på leveransen i listan. Rutan Redigera leverans öppnas, med samma fält utom Kund, och dessutom Status: Pågående, som en ny leverans får; Bearbetas; Under utkörning; Levererad. Leveransen flyttar då till Visa slutförda leveranser. Du kan välja vilken status som helst, i vilken ordning som helst. Ändra och tryck på Spara. VerkstadsordrarTryck på Meny och välj Verkstadsordrar under Maskiner & verktyg. Listan visar Kund, Maskin, Arbetsbeskrivning, Önskad leveranstid och Status. Visa aktuella verkstadsordrar är förvalt, och Visa slutförda verkstadsordrar visar dem som är klara. Lägg in en verkstadsorderTryck på Ny verkstadsorder. Välj gärna en kund under Kund. Annars står Annan kund (fyll i uppgifter nedan) kvar, och du skriver uppgifterna själv, som för en leverans. Adress, Postnummer och Stad är frivilliga här. Ingen kund läggs upp i kundregistret. Beskriv maskinen under Maskin (typ, märke, etc.), till exempel Motorsåg, 50 cc, startar inte. Skriv vad som ska göras under Arbetsbeskrivning. Mottagen är dagens datum. Ändra det om maskinen kom in en annan dag. Fyll gärna i när kunden vill ha den tillbaka under Önskad leveranstid. Välj Betalstatus, och fyll i Telefon eller E-post på samma sätt som för en leverans. Tryck på Spara. Appen visar Verkstadsordern är sparad, och den står i listan med status Mottagen. Namn, Maskin (typ, märke, etc.) och Arbetsbeskrivning måste fyllas i och är märkta med *. Maskinen beskrivs med text. Den väljs inte bland maskinerna i Maskiner & verktyg. Följ arbetetTryck på verkstadsordern i listan. Rutan Redigera verkstadsorder öppnas, med samma fält utom Kund, och dessutom Status: Mottagen, som en ny verkstadsorder får; Påbörjad; Väntar på delar; Slutförd. Ordern flyttar då till Visa slutförda verkstadsordrar. RaderaÖppna leveransen eller verkstadsordern och tryck på Radera. Appen frågar till exempel Radera leveransen?. Tryck på Radera i rutan. Det går inte att ångra. Bra att vetaInget skickas. Appen skickar varken sms, mejl eller faktura när en leverans eller verkstadsorder sparas eller byter status. Betalstatus och E-post sparas bara som en uppgift på jobbet. Fakturan gör du under Fakturor. Ingen koppling till maskinregistret. En Slutförd verkstadsorder registrerar ingen service och åtgärdar ingen felanmälan. Det gör du på maskinens sida, se kapitlet Maskinerna. Fliken Arbetsorder på maskinens sida visar projektens arbetsordrar, inte verkstadsordrarna. Bara i datorn. Mobilappen visar varken leveranser eller verkstadsordrar. Behörighet: sidorna finns om ditt företag använder dem. Alla som ser sidan kan lägga in, ändra och radera. Det krävs ingen särskild behörighet. Nästa kapitel: Filer och dokument Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Varje projekt har en flik Filer & dokument för ritningar, bilder och dokument som hör till jobbet. Där håller du också reda på vilka filer som är fakturerade, och delar filer med kunden. Det som gäller hela företaget, till exempel rutiner och avtal, lägger du i företagets Filer & dokument. Personalen hittar båda i mobilen. Projektets filerÖppna projektet och tryck på fliken Filer & dokument. Överst står Sök..., Ladda upp filer, Skapa mapp, Markera alla filer och Ladda ner zip. Markera alla filer finns bara när listan visar minst en fil. Listan visar Välj, Filnamn, Typ, Storlek, Senast ändrad, Fakturering och Åtgärder. Mapparna står först, sedan filerna, båda i bokstavsordning. Öppna en mapp: tryck på mappens namn. Raden .. överst leder tillbaka till mappen ovanför. Öppna en fil: tryck på filens namn. En bild eller en PDF öppnas i en ny flik i webbläsaren. Hämta en fil: tryck på den blå pilen Ladda ner fil till datorn på filens rad. Sök... söker bara i den mapp som visas. Rutan töms när du byter mapp. Senast ändrad skrivs med året först, till exempel 26-10-22 18:59 för den 22 oktober 2026. Tiden räknas om när filen, eller mappen den ligger i, byter namn. Ladda upp filerÖppna den mapp där filerna ska ligga. Tryck på Ladda upp filer och välj en eller flera filer på datorn, högst 20 åt gången. Filerna står i listan när de är uppladdade. Du kan ladda upp bilder, PDF och Word-dokument, alltså DOC och DOCX. En fil får vara högst 16 MB. En annan sorts fil, till exempel Excel, eller en fil som är för stor, laddas inte upp, men de andra filerna gör det. Appen visar då en ruta, till exempel 2 av 3 filer laddades upp, med en rad för varje fil som inte kom upp och skälet, till exempel offert.xlsx: filtypen stöds inte (bilder, PDF, DOC och DOCX går att ladda upp). Kom ingen fil upp, står Inga filer laddades upp. Väljer du fler än 20 filer, laddas ingen upp, och appen säger Du kan ladda upp högst 20 filer åt gången. Är filerna tillsammans för stora, drygt 60 MB, laddas inte heller någon upp. Appen säger då Filerna är för stora tillsammans. Ladda upp färre filer åt gången. Finns det redan en fil med samma namn, skrivs den inte över. Den nya filen får en siffra efter namnet, till exempel ritning (1).pdf. Uppladdning kräver ett betalt konto. Annars står Uppladdning ingår när kontot är betalande. i stället för knappen. Mappar, namn och raderingSkapa mapp: tryck på Skapa mapp, skriv ett Mappnamn och tryck på Skapa. Mappen hamnar i den mapp som visas. Finns namnet redan, säger appen Det finns redan en mapp eller fil med samma namn i denna mapp. Byt namn: tryck på pennan på radens högra sida, skriv det nya namnet under Nytt namn och tryck på Spara. Behåll filändelsen, till exempel .pdf, när du byter namn på en fil. Delningen med kunden och faktureringsuppgifterna följer med. Radera: tryck på den röda papperskorgen. Appen frågar Radera fil? eller Radera mapp?. När du raderar en mapp raderas allt i den, också undermapparna. Delningen med kunden och faktureringsuppgifterna försvinner också. Det raderade går inte att få tillbaka. Ladda ner zip hämtar hela mappen som visas, med alla undermappar, som en zip-fil. Den tar alltid hela mappen, också när du har markerat filer. Fakturering av filerI kolumnen Fakturering håller du reda på vilka filer, till exempel underlag och ritningar, som är fakturerade. Den visar Ja eller Nej, och under den fakturareferensen, kommentaren och vem som angav att filen är fakturerad, och när. Tiden skrivs som under Senast ändrad, till exempel 26-10-29 14:05. Kryssa i filerna under Välj, eller tryck på Markera alla filer för alla filer som listan visar. Mappar går inte att markera. En rad visar till exempel 1 fil vald. Tryck på Ange faktureringsuppgifter. Rutan Fakturering av projektfiler öppnas. Kryssa i Fakturerad, och skriv gärna en Fakturareferens, till exempel fakturans nummer, och en Kommentar. Tryck på Spara. Gäller det bara en fil, kan du i stället trycka på den gröna ikonen Redigera faktureringsuppgifter på filens rad. Samma ruta öppnas, för den filen. Andra filer som du hade markerat tas då bort ur urvalet. Avmarkera, bredvid Ange faktureringsuppgifter, tar bort hela urvalet. När alla filer som syns är markerade, står Avmarkera alla i stället för Markera alla filer. Avmarkera alla tar bort bara de synliga filerna ur urvalet. Urvalet försvinner också när du byter mapp eller ändrar något i den. Tänk på det här: Fakturareferens går bara att fylla i när Fakturerad är ikryssad. Kryssar du ur Fakturerad, töms referensen. Spara ändrar bara de uppgifter du har ändrat i rutan. Det du inte rör står kvar som förut på varje fil. Skiljer sig en kommentar eller referens mellan de markerade filerna, står Olika värden i fältet. Är bara några av filerna fakturerade, är rutan Fakturerad varken i- eller urkryssad, och Olika värden står bredvid den. Skriver du något i fältet, får alla markerade filer det. En kommentar eller referens som skiljer sig mellan filerna går inte att tömma på alla på en gång. Töm den på en fil i taget. Markera alla filer markerar bara de filer som syns. Har du sökt med Sök..., är det filerna som sökningen hittar. En fil som du har kryssat i för hand är fortfarande markerad, också när sökningen döljer den. Många filer på en gång sparas i omgångar om 200. Går något fel efter att den första omgången är sparad, säger appen hur många som sparades, till exempel 200 av 450 filer sparades. Försök igen med de övriga. Rutan och urvalet står kvar, med det du skrev. Tryck på Spara igen. Faktureringsuppgifterna är en anteckning för er själva. De skapar ingen faktura, och de syns inte i fakturorna eller rapporterna. Dela filer med kundenAnvänder ditt företag kundportalen och har du behörigheten Kundportal, har varje rad ikoner för att dela med kunden: Dela mapp med kund vid en mapp och Dela fil med kund vid en fil. Ikonen blir grön, och en delad fil får märket Delad med kund. Kräv kundgodkännande för fil vid en delad fil. Filen får märket Kräver godkännande, och kunden kan godkänna eller avböja den i kundportalen. Tryck på samma ikon igen för att sluta dela eller ta bort kravet. Appen bekräftar till exempel Filen delas nu med kund. Kunden ser allt i en delad mapp, också undermapparna och filer som läggs dit senare. De får märket Delad via mappen och mappens namn, till exempel Delad via mappen Ritningar. En undermapp har en grå ikon som inte går att trycka på. Vill du sluta dela den, tar du bort mappens delning. Kunden ser en fil i mappen så länge mappen är delad, också om du tar bort filens egen delning. Appen skickar inget till kunden när du delar. Kräv kundgodkännande för fil finns bara vid en fil som är delad för sig. Vid en fil i en delad mapp står till exempel Kunden ser filen redan genom mappen Ritningar. Dela filen för sig för att kunna kräva kundgodkännande. när du håller pekaren över ikonen för delning. Ska kunden godkänna filen, trycker du på ikonen. Appen svarar Filen är delad för sig. Nu kan du kräva kundgodkännande. Sedan finns Kräv kundgodkännande för fil vid filen. Det kunden laddar upp i kundportalen hamnar i mappen Kunduppladdningar. De filerna går inte att dela tillbaka till kunden, och mappen har inga ikoner för delning. Se kapitlet Kundportalen för inbjudan, godkännanden och det kunden ser. Företagets filer och mapparTryck på Meny och välj Filer & dokument under Projekt. I Mitt kontor är det pärmen Dokument. Här ligger det som gäller hela företaget, till exempel mappen Rutiner. Sidan fungerar som projektets flik, med Sök..., Ladda upp filer, Skapa mapp, Ladda ner zip, pennan och papperskorgen. Den har ingen fakturering och ingen delning med kunden. Alla som är inloggade kan se och hämta företagets filer. Alla kan också ladda upp, med ett betalt konto. Att skapa mappar, byta namn och radera kräver behörigheten Inställningsmodul. I mobilenProjektets filer finns på projektets sida, under Filer och dokument. Företagets dokument finns under Mer. Personalen kan ta bilder och ladda upp filer från mobilen, men att skapa mappar, byta namn och radera går bara i datorn. Se mobilmanualens kapitel Filer och dokument i mobilen. Bra att vetaBehörighet: fliken Filer & dokument finns om ditt företag använder dokument i appen och du har Projektmodul. Alla som ser fliken kan öppna, hämta och ladda upp filer. Skapa mapp, att välja filer, faktureringen, namnbyte och radering kräver Projekt under Skapa & redigera. Utan den syns inte kolumnen Välj, knapparna Skapa mapp och Markera alla filer, faktureringsikonen, pennan eller papperskorgen, och kolumnen Fakturering går bara att läsa. Mappen kunde inte hämtas betyder att mappen du tryckte på inte gick att öppna. Du står kvar i den mapp du var i. Försök igen. Mappen används just nu, försök igen betyder att något annat ändras bland projektets filer just då, till exempel att en kollega laddar upp en fil, också i en annan mapp, eller att du gör det i en annan flik. Vänta en stund och gör om det. Meddelandet kan komma när du skapar en mapp, byter namn, raderar eller sparar faktureringsuppgifter. Samma meddelande finns för maskinens, arbetsorderns och företagets filer, och gäller då deras filer. Andra ställen med filer: maskinens flik Dokument, se kapitlet Maskinerna, och arbetsorderns filer, se kapitlet Arbetsorder och anteckningar. Guiden Lägg upp filer på projektet och för hela företaget visar uppladdningen steg för steg. Nästa kapitel: Registrera tid och utgifter i datorn Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn

I datorn. Rapporterna visar det som är registrerat: tid, utgifter och leverantörsfakturor, per projekt, per person eller per dag. Därifrån sparar du underlaget till fakturan och lönen som Excel eller PDF, och markerar det som är fakturerat eller utbetalt. Hitta rapporternaTryck på Meny och välj under Rapportverktyg, eller öppna Mina pärmar och pärmen Tid & rapporter. Rapporterna är: Rapport - Tider: varje tidsregistrering. Rapport - Utgifter: varje utgiftsrad, alltså material och maskiner. Rapport - Leverantörsfakturor: leverantörernas fakturor på projekten. Projektsammanställning: ett projekts tid, utgifter och leverantörsfakturor, fakturerat och inte fakturerat. Periodrapport projekt och Periodrapport personal: timmarna dag för dag under en period. Arbetsrapporter, Flex/Komp-rapport och Lönerapport, om ditt företag använder dem. Rapporterna kräver behörigheten Tidrapporter. Utan den ser du bara dina egna tider, under Mina tider i menyn under ditt namn uppe till höger. Rapport - TiderRapporten visar en rad per registrering, med Datum, Användare, Projekt, Delprojekt, Aktivitet, Fakt., Utbetald, Notering, Tid och Längd. Ditt företags tilläggsfält, till exempel kilometer, har egna kolumner. Raden Summa längst ned visar den sammanlagda tiden. Urvalet: tryck på fliken Filtrera vid högerkanten. Där väljer du Från datum, Till datum, Användare, Projekt, Delprojekt, Närvaro / frånvaro, Aktivitet och Fakturastatus. Tabellen ändras direkt, och fliken heter då Filter aktiva. Rensa filter tar bort urvalet. Förvalet är det senaste året fram till i dag. Tid visar klockslagen, eller Manuell inm. när timmarna är ifyllda för hand. Karta: en nål visar att registreringen har en position från mobilen. Tryck på den. Rutan visar koordinaterna för Instämpling och Utstämpling och länken Öppna i karta. Ändra: tryck på raden. Ny registrering registrerar ny tid, se kapitlet Registrera tid och utgifter i datorn. Exportera till Excel och Skriv ut PDF öppnar rutan Utskriftsinställningar. Under Omfång väljer du alla rader i urvalet eller bara de rader du har kryssat i, och under Inkludera i utskriften vilka summor som ska stå med. För en PDF väljer du också Utskriftsformat: Stående utskrift, Stående utskrift med stöd för långa noteringar eller Liggande utskrift. Har du valt en person men inget projekt, delar PDF:en upp tiden per projekt, per närvarotyp och per frånvarotyp. Har du valt ett projekt men ingen person, delar den upp tiden per person, per närvarotyp, per frånvarotyp och per delprojekt. Guiden Ta fram och exportera tidrapporten visar urvalet och exporten steg för steg. Markera fakturerad och utbetaldFakturerar ni eller betalar ut lön i ett annat program, markerar du raderna här när det är gjort. Kryssa i raderna. Rutan längst upp i tabellen kryssar i alla rader som syns. Rader som sökrutan döljer kryssas inte i, och en ikryssad rad som du söker bort kryssas ur. Tryck på Markera fakturerad eller Markera utbetald. Siffran på knappen visar hur många rader du har valt. Skriv fakturans nummer eller en kort text under Fakturanummer eller fritext, eller datumet under Utbetald datum eller fritext. Dagens datum står ifyllt från början. Tryck på Bekräfta. Texten hamnar i kolumnen Fakt. eller Utbetald. Markera fakturerad skriver över det som redan står i Fakt. En rad med något i Fakt. räknas som fakturerad. Den kommer inte med när du importerar tider till en ny faktura. Fakturerar ni i appen, skrivs fakturans nummer i Fakt. av sig själv när du trycker på Lås & skicka på fakturan, för de rader som är importerade till den. Rapport - Utgifter och Rapport - Leverantörsfakturor har Markera fakturerad på samma sätt, men inte Markera utbetald. Rapport - Utgifter En rad per utgift, med Datum, Användare, Projekt, Delprojekt, Produkt, Fakt., Antal, Enhet, Pris och Totalt. Här står både det som är registrerat med Ny utgift och det material och de maskiner som personalen registrerar med tiden i mobilen. Summa visar det sammanlagda beloppet. Filtrera har Från datum, Till datum, Användare, Projekt, Delprojekt och Fakturastatus. Tryck på en rad för att ändra den, och på Ny utgift för att lägga till en. Skriv ut PDF och Exportera till Excel sparar filen direkt, utan någon ruta. Filen tar med alla rader i urvalet, också om du har kryssat i några. Rapport - LeverantörsfakturorHär lägger du in leverantörernas fakturor, så att de räknas med i projektets utfall och kan faktureras vidare till kunden. Tryck på Ny leverantörsfaktura. Fyll i Fakturadatum, Projekt, Leverantör, Fakturanummer och Fakturabelopp, och gärna Delprojekt/moment. Projekt måste väljas. Tryck på Spara. Appen visar Leverantörsfakturan skapades. Listan visar Datum, Projekt, Delprojekt, Fakt., Leverantör, Fakturanummer och Belopp. Fakturorna läggs in för hand. De hämtas inte från ekonomisystemet, och det finns ingen uppladdning av fakturan själv. Använder ditt företag inte faktureringen, går sidan bara att läsa. En leverantörsfaktura syns sedan i projektets Utfall, under Leverantörsfakturor, och i Projektsammanställning. På kundens faktura tar du med den med Importera leverantörsfakturor. Projektsammanställning Välj ett projekt under Projekt. Sidan visar tre rutor med alla registreringar på projektet, utan någon datumgräns: Tidsregistreringar, med Total tid, Fakturerat och Ej fakturerat, både i timmar och i kronor under Pengar. Under Uppdelat per aktivitetstyp står samma sak för varje aktivitet. Utgifter, med Totalt, Fakturerat och Ej fakturerat. Leverantörsfakturor, på samma sätt. Pengar är timmarna gånger aktivitetens Utpris under Inställningar › Aktivitetstyper, alltså vad tiden är värd för kunden. Frånvaro räknas inte in, och inte heller en aktivitet utan utpris. En aktivitet utan utpris syns under Uppdelat per aktivitetstyp med timmarna men utan belopp. En aktivitet som inte längre är aktiv räknas med som de andra, om den har tid på projektet. Fakturerat är de rader som har något i Fakt. Projektets Utfall räknar den fakturerade tiden till kalkylens pris i stället, så beloppen kan skilja sig. Skriv ut PDF sparar sammanställningen som PDF. Den har också projektets frånvaro, per frånvarotyp. Periodrapporterna Periodrapport personal visar en persons timmar dag för dag, och Periodrapport projekt ett projekts. Välj Från datum och Period: 15, 28, 29, 30 eller 31 dagar. Välj en person under Användare, eller ett projekt under Projekt. Visa alla tar med alla. Knapparna Visar projekt eller Visar användare, Visar närvaro och Visar frånvaro visar eller döljer var sin tabell. Varje person eller projekt får tre tabeller: närvaron per projekt eller per person, närvaron per aktivitet och frånvaron per frånvarotyp. Varje dag har en kolumn, och Tim visar summan. De två första tabellerna har också ditt företags tilläggsfält. Raden Summa visar varje dag. Periodrapport personal har Exportera till Excel och Skriv ut PDF, och Periodrapport projekt har Skriv ut PDF. Periodrapport projekt visar bara pågående projekt. ArbetsrapporterArbetsrapporterna finns bara om ditt företag har dem. Det slår supporten på. En arbetsrapport skapas av sig själv när tid registreras, i datorn eller i mobilen. Tiden hamnar i den senaste arbetsrapporten för samma person och projekt som inte är fakturerad. Material som registreras med tiden i mobilen hamnar i samma arbetsrapport. En utgift som läggs in med Ny utgift i datorn hamnar inte i någon arbetsrapport. Ditt företag kan också ha en arbetsrapport per delprojekt eller per vecka. Listan visar Flagga, Nummer, Kund, Projekt, Användare, Timmar, Utgifter och Fakturerad, och Vecka eller Resurs när ditt företag har en arbetsrapport per vecka eller per delprojekt. Från början visar den bara de ofakturerade från det senaste året. Öppna: tryck på en rad. Rutan Arbetsrapport visar Arbetstid, Material och Dagboksanteckningar. Intern notering (flagga): skriv en notering och tryck på Spara notering. Rapporten får en röd flagga i listan. Skriv ut: tryck på Skriv ut och välj vad som ska med under Inkludera i utskrift. Arbetsrapporten sparas som PDF. Markera fakturerad: kryssa i rapporterna, tryck på Markera fakturerad och skriv fakturans nummer eller en text under Fakturanummer eller fritext. Dagens datum står ifyllt från början. Tryck sedan på Bekräfta. Det du skrev sparas på rapporten och på all dess tid och alla dess utgifter. Rutan längst upp kryssar i de rapporter som syns, som i Rapport - Tider. Ta bort markeringen: töm fältet och tryck på Bekräfta. Appen frågar en gång till: Ett tomt fält tar bort markeringen fakturerad på rapporten och all dess tid och alla dess utgifter. Kunden skriver inte under arbetsrapporten, och appen skickar den inte. Dagboksanteckningarna står med i PDF:en. Flex/Komp-rapportFlex/Komp-rapporten finns bara om ditt företag använder Flex & Komp. Den visar en vecka i taget, för dig själv eller, för en företagsadministratör, för vem som helst under Användare. Tidkort visar veckans registreringar per projekt och aktivitet, dag för dag. Klarmarkera vecka visar Schematid, Totala timmar och Bokförd flex, alltså skillnaden mellan dem. Lås vecka sparar veckans flex. Därefter kan bara en företagsadministratör ändra veckans tid, i Rapport - Tider. Ska någon annan ändra den, måste en företagsadministratör först trycka på Lås upp vecka. Flexsaldo är den sparade flexen för alla låsta veckor, minus all komp som är uttagen. KOMPUTTAG: fyll i timmarna per dag under Ny komp-rad för veckan, och tryck på Spara. Kompen dras från flexsaldot. Schematid är personens Summa vecka under Schemalagd arbetstid på användarkortet, som finns när ditt företag använder Förväntade timmar. Har ingen summa sparats, räknas 40 timmar, och det är också vad användarkortet visar. Tömmer du fältet och sparar, blir summan 40 timmar. Står det 0, räknas all tid som flex. Röda dagar räknas inte bort. All registrerad tid räknas in, också frånvaro. Ny tidsregistrering öppnar tidsrutan på fliken Flera dagar för den vecka och person som visas, och Frånvaro öppnar tidsrutan för samma person. Ny utgift öppnar utgiftsrutan för den person som visas. Att registrera åt någon annan kräver Redigera andras tider, annars är knapparna gråa. De är också gråa när veckan är låst. LönerapportLönerapporten finns bara om ditt företag använder Flex & Komp. Den visar en rad per person för en period, med timmarna per aktivitet och kolumnerna Schemalagd tid, Flex-deduktioner, Komp-utbetalningar och Total timmar. Filtrera har Från datum, Till datum och Användare. Förvalet är innevarande år. Total timmar är summan av aktiviteterna. Flex och komp räknas inte in där. Schemalagd tid räknas från Summa vecka på användarkortet. Har ingen summa sparats, räknas 40 timmar, som i Flex/Komp-rapporten. Exportera CSV sparar tabellen som en CSV-fil, som går att öppna i Excel. Filen är inte anpassad till något lönesystem, och inget skickas. Tiden förs över till lönesystemet under Inställningar › Ekonomisystem, om ni har ett kopplat. Bra att vetaAlla filer hamnar bland webbläsarens hämtade filer. Ingen rapport skickas med e-post. Utan behörigheten Tidrapporter syns rapporterna inte. Mina tider finns för alla och visar bara de egna tiderna, utan export och utan markering. Flex/Komp-rapporten och Lönerapporten visar bara den egna raden för den som inte är företagsadministratör. Datumfälten: skriv år, månad och dag var för sig, och kontrollera datumet innan du läser rapporten. Nästa kapitel: Inställningar för arbetet Innehåll: Manualen för Mitt kontor i datorn